Vodnik je namenjen administratorjem, ki v podjetju vzpostavljajo in vzdržujejo All Hours. Predstavlja osnovne pojme, priporočen vrstni red nastavitev in opravila, ki jih administrator izvaja redno. Za podrobnosti posameznega koraka sledite povezavam na podrobnejša navodila.
Osnovni pojmi
Pred začetkom nastavitev je koristno poznati, kako so posamezni deli All Hours povezani:
Uporabnik – zaposleni ali sodelavec, katerega delovni čas se evidentira.
Oddelek – organizacijska enota, po kateri filtrirate poglede in poročila ter omejujete dostop vodij.
Avtorizacijska shema – nabor pravic, ki določa, kaj uporabnik v aplikaciji vidi in ureja.
Sistemska pravila – privzeta pravila obračuna za celotno podjetje.
Uporabniška pravila (urniki) – odstopanja od sistemskih pravil za posamezno skupino zaposlenih.
Delovni načrt – določa, katero uporabniško pravilo velja za uporabnika na posamezen dan.
Dogodki – registracije, odsotnosti ter korekcije in intervencije.
Števci – seštevki, kot so saldo ur, saldo dopusta ali dodatki, ki se izvozijo za obračun plač.
Proces potrjevanja – določa, kdo odobri zahtevke zaposlenih.
Priporočen vrstni red nastavitve
Ustvarite oddelke in dodajte uporabnike.
Uporabnikom dodelite avtorizacijske sheme.
Preverite sistemska pravila ter po potrebi ustvarite uporabniška pravila in delovne načrte.
Preverite koledar praznikov in vrste odsotnosti.
Vnesite kvote dopusta.
Nastavite procese potrjevanja.
Določite načine registracije (spletna in mobilna aplikacija, terminal, registracijske točke).
Zaposlenim pošljite vabila.
1. Uporabniki in oddelki
Oddelki
V Uporabniki > Oddelki ustvarite strukturo podjetja. Glavni oddelek z imenom podjetja je ustvarjen samodejno, pododdelke pa dodate z gumbom +Dodaj. Uporabnikom oddelek dodelite posamezno na zavihku Registracija delovnega časa ali množično prek Akcije na pogledu Uporabniki.
Dodajanje uporabnikov
Uporabnike dodate posamezno z gumbom +Dodaj uporabnika ali množično z uvozom datoteke. Pri vsakem uporabniku določite:
ime in priimek (obvezna podatka),
e-poštni naslov, ki je hkrati uporabniško ime za prijavo,
oznako Dovoli uporabniku prijavo, če se bo uporabnik prijavljal v aplikacijo,
avtorizacijsko shemo,
oddelek, delovni načrt, koledar in datum začetka obračuna (zavihek Registracija delovnega časa).
Pomembno: Datum začetka obračuna ne sme biti pred datumom veljavnosti pravil obračuna, sicer uporabnik v vmesnem obdobju nima pravil in ga sistem ne more obračunati.
Vabila
Uporabnik se lahko prijavi šele, ko prek vabila nastavi geslo. Vabila pošljete ob dodajanju uporabnika ali kasneje, tudi množično: v Uporabniki označite uporabnike in izberite Akcije > Ponovno pošljite vabilo. Za zaposlene je pripravljen Hitri vodnik za zaposlene.
Odhod zaposlenega
Uporabnika, ki ne dela več v podjetju, arhivirajte, saj tako ostanejo ohranjeni vsi njegovi podatki. Izbris je nepovraten in odstrani tudi celotno zgodovino uporabnika.
2. Pravice uporabnikov
Avtorizacijske sheme urejate v Uporabniki > Avtorizacijske sheme. Račun ima tri vnaprej pripravljene sheme, ki jih lahko prilagodite. Ključne nastavitve so:
Dodajanje registracij in odsotnosti – ali zaposleni vnose dodajajo sami in ali jih je treba odobriti (Avtorizacijske sheme).
Dostop vodij do podatkov – vodja brez omejitve vidi vse zaposlene v podjetju. Na profilu vodje ga v razdelku Dostop do podatkov omejite na izbrane oddelke (Omejitev pravic na oddelek).
Zaklepanje in odklepanje obračunskih podatkov – dovoljenji, ki ju potrebuje administrator, ki zaklepa obračunska obdobja.
Pregled vseh pravic: Pregled avtorizacijskih shem.
3. Pravila obračuna delovnega časa
Pravila obračuna določajo, kako se registracije in odsotnosti pretvorijo v ure na časovnicah, v poročilih in v izvozu za plače. Nastavitve so na dveh ravneh:
Sistemska pravila (Nastavitve > Sistemska pravila) veljajo za vse zaposlene, ki nimajo dodeljenih drugih pravil.
Uporabniška pravila (Nastavitve > Uporabniška pravila) podedujejo sistemske nastavitve, v njih pa spremenite le tisto, kar se za določeno skupino razlikuje.
Priporočilo: Sistemska pravila nastavite tako, da ustrezajo večini zaposlenih. Za odstopanja ustvarite uporabniška pravila in v njih spremenite samo pravila, ki se res razlikujejo.
Delovni načrti (Nastavitve > Delovni načrti) so sestavljeni iz enega ali več uporabniških pravil in določajo, kateri urnik velja na posamezen dan – samodejno glede na prvo registracijo prihoda ali po vnaprej določenem ciklu. Delovni načrt dodelite uporabniku na njegovem profilu.
Pri vsaki spremembi pravil sistem v oknu Izbira obdobja vpraša, od kdaj naj sprememba velja. Spremembe ne vplivajo na zaklenjena obdobja.
Podrobno: Pregled nastavitev pravil obračuna, Napredna uporaba delovnih načrtov, Kako nastavite obvezni čas.
4. Koledarji, odsotnosti in dopust
Koledar praznikov – v Nastavitve > Koledarji preverite praznike in po potrebi ustvarite koledar za drugo državo (Kreiranje novega koledarja). Koledar dodelite uporabniku na njegovem profilu.
Vrste odsotnosti – v Nastavitve > Dogodki > Odsotnosti uredite obstoječe ali dodajte nove vrste odsotnosti in določite način obračuna, na primer vnos po urah (Vnos odsotnosti po urah).
Kvota dopusta – na začetku uporabe vsakemu zaposlenemu vnesite stanje letošnjega in lanskega dopusta, posamezno s korekcijo ali z uvozom datoteke (Vnos števila dni dopusta, Uvoz letne kvote dopusta). Po privzetih nastavitvah se neizrabljeni lanski dopust poreže 1. julija, 1. januarja pa se saldo dopusta prenese v lanski dopust.
Pregled celotnega postopka: Upravljanje odsotnosti.
5. Potrjevanje zahtevkov
Procese potrjevanja ustvarite v Nastavitve > Procesi potrjevanja. V procesu določite:
potrjevalce po nivojih – vsak naslednji nivo se aktivira po odobritvi na prejšnjem, na istem nivoju pa zadostuje odobritev enega potrjevalca,
izjeme – drugačen potek za posamezne dogodke, na primer letni dopust potrdi direktor,
samodejno odobrene dogodke – na primer bolniška odsotnost, o kateri vodja prejme obvestilo.
Proces dodelite uporabniku na njegovem profilu (zavihek Prijava, polje Proces potrjevanja) ali množično prek Akcije na pogledu Uporabniki. Podrobno: Procesi potrjevanja – večnivojsko odobravanje dogodkov.
6. Načini registracije
Zaposleni lahko delovni čas beležijo:
v spletni aplikaciji,
na registrirni uri (terminalu) z identifikatorjem, na primer kartico ali obeskom.
Z registracijskimi točkami in geolokacijo lahko registracijo v mobilni aplikaciji omejite na določene lokacije. Gumbe, ki so zaposlenim na voljo, uredite v Nastavitve > Gumbi za registracijo.
7. Redna opravila
Odobritve – v meniju Vloge sproti pregledujte in odobravajte zahtevke zaposlenih.
Kontrola evidence – na časovnicah preverjajte manjkajoče registracije in kršitve.
Izvoz za plače – v meniju Poročila pripravite podatke za obračun plač. Vrste plačil za izvoz nastavite v Nastavitve > Plačilna lista.
Zaklep obdobja – po končanem obračunu zaklenite obračunske podatke, da naknadne spremembe ne vplivajo na obračunano obdobje.
Samodejna poročila – v Nastavitve > Samodejno pošiljanje poročil nastavite redno pošiljanje poročil po e-pošti.
8. Povezave z drugimi sistemi
Za izmenjavo podatkov z drugimi sistemi (npr. kadrovskim ali plačnim programom) ustvarite API ključ v Nastavitve > Napredno. Podrobno: Omogočanje povezovanja aplikacije prek API klicev.
Potrebujete pomoč?
Za vprašanja je na voljo podpora All Hours po e-pošti in prek klepeta v aplikaciji.