Z mobilno aplikacijo All Hours beležite delovni čas, pregledujete svoje ure in oddajate vloge za odsotnost kar s telefonom. Vodje in administratorji lahko v aplikaciji tudi odobravajo zahtevke zaposlenih.
Opomba: Razpoložljive funkcije, vrste dogodkov in odsotnosti določi administrator vašega podjetja. Če katere od opisanih možnosti ne vidite, ni omogočena za vaš račun ali zanjo nimate pravic.
Namestitev
V trgovini z aplikacijami poiščite Spica All Hours (izdajatelj Spica International d.o.o.) in jo namestite:
Google Play – za naprave Android,
App Store – za naprave iOS.
Prva prijava
Pred prvo prijavo vas mora administrator dodati v račun podjetja in vam poslati vabilo po e-pošti.
V e-poštnem sporočilu z vabilom kliknite povezavo in nastavite geslo.
Odprite aplikacijo ter vnesite e-poštni naslov (E-mail) in geslo (Password).
Kliknite Sign in.
Če ima vaše podjetje omogočeno prijavo z Microsoftovim računom, uporabite gumb Sign in with Microsoft.
Pomembno: Ne ustvarjajte novega računa sami. Račun, ustvarjen brez vabila, ni povezan z vašim podjetjem in v njem ne boste videli svojih podatkov.
Če je povezava v vabilu potekla, prosite administratorja, da vabilo pošlje znova.
Če vabila ne najdete, preverite mapo z neželeno pošto.
Z istimi podatki se prijavite tudi v spletno aplikacijo na pro.allhours.com.
Pozabljeno geslo
Na prijavnem zaslonu izberite Forgot password?.
Vnesite e-poštni naslov in potrdite pošiljanje navodil.
V prejetem sporočilu kliknite povezavo za spremembo gesla in vnesite novo geslo.
Novo geslo velja za mobilno in spletno aplikacijo.
Registracija dogodkov
Po prijavi se odpre zaslon Domov. Dogodek zabeležite s klikom na ustrezen gumb, na primer Prihod, Odhod ali Odmor. Dogodek se zabeleži s trenutnim časom.
Pod napisom Prijavljeni ste je prikazan zadnji zabeleženi dogodek, s čimer preverite, ali je registracija uspela.
Nad gumbi je prikazana registracijska točka, če je nastavljena.
Gumb Več odpre dodatne vrste dogodkov, na primer Službeni izhod ali Delo od doma.
Na vrhu zaslona sta prikazana tekoči saldo in dnevna razlika.
Profil in opomniki
Profil odprete s klikom na krog z vašimi začetnicami v zgornjem levem kotu. V profilu si lahko nastavite opomnike za registracijo:
Lokacijski opomnik – obvestilo prejmete ob prihodu na lokacijo podjetja ali ob odhodu z nje. Deluje, če je v registracijski točki podjetja nastavljena geolokacija.
Časovni opomnik – obvestilo prejmete ob izbranih dneh in urah, na primer ob začetku in koncu delovnika. Dneve in ure izberete v nastavitvah opomnika.
❗ Da opomniki delujejo, morate v nastavitvah telefona aplikaciji All Hours dovoliti obvestila in dostop do lokacije v ozadju.
Časovnice
V meniju Časovnice sta za vsak dan prikazana tekoči saldo in dnevni saldo. Na zavihku Urnik je prikazan vaš urnik.
S klikom na dan odprete Podrobnosti dneva, kjer so prikazane registracije, odsotnosti in korekcije tega dne. Dogodek izbrišete tako, da ga kliknete in izberete Izbriši. Če te možnosti ni, za brisanje nimate pravic.
Naknadni vnos dogodka
Če ste pozabili registrirati dogodek:
V podrobnostih dneva kliknite gumb + v spodnjem desnem kotu.
Izberite vrsto dogodka ali odsotnosti. Z izbiro Več prikažete vse vrste.
Vnesite datum in čas ter po potrebi komentar.
Vnos potrdite z gumbom Dodaj.
Če imate pravico do neposrednega vnosa, se dogodek zabeleži takoj. Sicer se zahtevek posreduje v odobritev nadrejenemu, njegov status pa spremljate v časovnici.
Namig: V seznamu Več z zvezdico označite dogodke, ki jih uporabljate najpogosteje. Prikazani bodo neposredno v meniju za dodajanje.
Odsotnosti
V meniju Odsotnosti sta prikazana število preostalih dni dopusta in seznam oddanih vlog s statusom Odobreno, Na čakanju ali Zavrnjeno.
Oddaja vloge za odsotnost
Kliknite gumb + v zgornjem desnem kotu.
Izberite vrsto odsotnosti, na primer letni dopust ali bolniško odsotnost.
Izberite datum ali obdobje in po potrebi dodajte komentar.
Vlogo potrdite z gumbom Dodaj.
Vloga se posreduje v odobritev nadrejenemu, o odločitvi pa boste obveščeni. Že odobreno odsotnost lahko spremeni ali izbriše le nadrejeni ali administrator.
Prisotnost
V meniju Prisotnost je prikazan trenutni status sodelavcev, na primer prisoten, odsoten, na terenu ali dela od doma. Sodelavce lahko poiščete po imenu ali filtrirate. Katere sodelavce vidite, določajo pravice v vašem podjetju.
Odobravanje zahtevkov
Vodje in administratorji imajo v spodnjem meniju še razdelek Administracija. Zahtevki zaposlenih so razvrščeni na zavihke Na čakanju, Odobreno in Zavrnjeno, prikaz pa lahko filtrirate po vrsti in obdobju. Zahtevek odprete s klikom ter ga odobrite ali zavrnete.
Množična obdelava: kliknite krog pred imenom, izberite več zahtevkov ali Izberi vse in jih hkrati odobrite z Odobri ali zavrnite z Zavrni.
Pregled podatkov zaposlenih: kliknite modro ikono uporabnika v zgornjem desnem kotu in na seznamu izberite zaposlenega. Odpre se njegova časovnica.
Podrobnosti dneva: s klikom na dan v časovnici zaposlenega prikažete registracije, odsotnosti in korekcije tega dne.
Primer podrobnosti dneva izbranega zaposlenega:
Pogosta vprašanja
Zakaj ne vidim gumba za določeno vrsto dogodka ali odsotnosti?
Nabor dogodkov in odsotnosti določi administrator vašega podjetja. Dogodke, ki jih uporabljate pogosto, dodajte med priljubljene v seznamu Več.
Kaj pomenita tekoči saldo in dnevna razlika?
Dnevna razlika je razlika med opravljenimi in predvidenimi urami za posamezen dan. Tekoči saldo je seštevek dnevnih razlik za obdobje.
Registracija se ni zabeležila. Kaj naj storim?
Registracija je zaključena, ko aplikacija prikaže potrditev. Če potrditve ni, preverite internetno povezavo in poskusite znova.
Zakaj mojega naknadnega vnosa ni v obračunu?
Vnos najverjetneje še čaka na odobritev. Status preverite v časovnici.
Ali lahko svoje podatke vidim tudi na računalniku?
Da. V spletno aplikacijo pro.allhours.com se prijavite z istim e-poštnim naslovom in geslom.
Potrebujete pomoč?
Za vprašanja o pravicah in nastavitvah se obrnite na administratorja v vašem podjetju.