Dobrodošli v mobilni aplikaciji All Hours.
V nadaljevanju so opisane vse osnovne funkcionalnosti, od namestitve in prvega vpisa do registracije dogodkov, oddaje odsotnosti in potrjevanja zahtevkov.
Opomba: Nabor funkcij, vrst dogodkov in odsotnosti določi administrator v vašem podjetju. Če kakšne možnosti iz teh navodil ne vidite, je vaš račun najverjetneje nima omogočene ali zanjo nimate pravic.
1. Prenos aplikacije
V mobilni trgovini poiščite aplikacijo Spica All Hours (Spica International) in jo namestite na telefon.
2. Prvi vpis
Preden se lahko prvič prijavite, vas mora administrator dodati v račun podjetja in vam poslati vabilo po e-pošti.
Odprite e-poštno sporočilo z vabilom in kliknite povezavo za nastavitev gesla.
Nastavite poljubno geslo, ki ustreza varnostnim zahtevam, prikazanim na zaslonu.
Zaženite aplikacijo in se prijavite:
Uporabniško ime: vaš e-poštni naslov
Geslo: geslo, ki ste ga pravkar nastavili
Pomembno: Ne registrirajte se sami, brez vabila. S tem ustvarite nov, prazen račun, ki ni povezan z vašim podjetjem, in v njem ne boste videli svojih podatkov.
Če je povezava v vabilu že potekla, prosite administratorja, da vam vabilo pošlje znova.
Če vabila ni v prejeti pošti, preverite mapo z neželeno pošto.
Isto uporabniško ime in geslo velja tudi za spletno aplikacijo pro.allhours.com.
3. Pozabljeno ali sprememba gesla
Na vpisni strani izberite Pozabljeno geslo.
Vpišite svoj e-poštni naslov in izberite Pošlji navodila.
V prejetem e-poštnem sporočilu izberite Spremeni geslo in vnesite novo geslo.
Novo geslo velja za vse nadaljnje prijave, tako v mobilni kot v spletni aplikaciji All Hours.
4. Registracija dogodkov
Po uspešni prijavi se odpre začetni zaslon Domov z gumbi za registracijo. S klikom na gumb se dogodek takoj zabeleži z realnim časom.
S klikom na Več odprete dodatne vrste dogodkov (na primer službeni izhod, delo od doma, odmor). Nabor je odvisen od nastavitev vašega podjetja.
Na zaslonu je viden zadnji zabeleženi dogodek, tako preprosto preverite, ali je registracija uspela.
5. Profil in opomniki
Profil odprete s klikom na ikono v zgornjem levem kotu. V njem si nastavite opomnike na registracijo:
Lokacijski opomnik obvestilo prejmete, ko prispete na lokacijo podjetja oziroma jo zapustite. Deluje le, če ima podjetje nastavljene lokacijske registrirne točke in če je vklopljen dostop do lokacije.
Časovni opomnik obvestilo prejmete ob izbranih urah in na izbrane dneve, na primer ob začetku in koncu delovnika.
Opomnike si vsak uporabnik nastavi sam. Več o tem: Kako nastaviti opomnike v mobilni aplikaciji.
7. Časovnice
V časovnicah preverite evidenco svojih registriranih dogodkov, dnevni saldo ur in tekoči saldo za izbrano obdobje.
S klikom na posamezni dan se prikažejo podrobnosti tega dne: vsi dogodki, obračunane ure in morebitne odsotnosti.
Vnešen dogodek lahko izbrišete tako, da ga kliknete in izberete Izbriši. Če te možnosti ne vidite, za to nimate pravic, obrnite se na administratorja.
Naknadni vnos pozabljenega dogodka
V časovnici kliknite gumb + (moder gumb v spodnjem desnem kotu).
Izberite vrsto pozabljenega dogodka ter datum in čas.
Po želji dodajte komentar (na primer „pozabljen odhod“).
Potrdite z gumbom Dodaj.
Če ste v aplikaciji administrator, je dogodek takoj potrjen in zabeležen v obračun. Če imate omejene pravice, gre zahtevek v potrjevanje nadrejenemu, status zahtevka spremljate v časovnici.
S klikom na Več si lahko nastavite priljubljene dogodke, ki jih največkrat uporabite.
7. Odsotnosti
V razdelku Odsotnosti vidite stanje še neizrabljenega dopusta v dnevih in status vseh oddanih zahtevkov (odobreno, na čakanju, zavrnjeno).
Oddaja zahtevka za odsotnost
Kliknite gumb + (zgornji desni kot).
Izberite vrsto odsotnosti (dopust, bolniška, izredni dopust …).
Izberite datum oziroma časovno obdobje.
Po želji dodajte komentar in potrdite z gumbom Dodaj.
Če ste administrator, je odsotnost takoj potrjena in vpisana. Sicer je zahtevek posredovan nadrejenemu v potrjevanje; o odločitvi boste obveščeni.
Nasvet: Odsotnost, ki je bila že odobrena ali je ne morete več spremeniti sami, lahko popravi oziroma izbriše vaš nadrejeni ali administrator.
8. Prisotnost
Razdelek Prisotnost prikazuje status sodelavcev na delovnem mestu (prisoten, odsoten, manjkajoč …). Kdo koga vidi, določijo nastavitve pravic v podjetju.
9. Administracija
Uporabniki z vlogo vodje ali administratorja lahko neposredno v mobilni aplikaciji:
odobravajo ali zavračajo zahtevke za odsotnosti in naknadne registracije;
izberejo več zahtevkov hkrati (klik na krog pred imenom) in jih množično odobrijo ali zavrnejo;
pregledujejo podatke drugih uporabnikov; kliknite moder uporabniški simbol v zgornjem desnem kotu in izberite uporabnika s seznama, da odprete njegovo časovnico;
Izberejo katerikoli dan v časovnici izbranega uporabnika in preverijo, kako so bili vnešeni dogodki za ta dan.
Primer: Odprite časovnico uporabnika za sredo, 17., in videli boste vse dogodke, ki so bili vneseni ta dan.
10. Pogosta vprašanja
Zakaj ne vidim gumba za določeno vrsto dogodka ali odsotnosti? Nabor dogodkov in vrst odsotnosti določi administrator v nastavitvah podjetja.
Kaj pomeni saldo? Dnevni saldo (dnevna razlika) je razlika med opravljenimi in predvidenimi urami za ta dan, tekoči saldo pa seštevek te razlike za izbrano obdobje.
Zakaj mojega naknadnega vnosa ni v obračunu? Najverjetneje čaka na potrditev nadrejenega. Status preverite v časovnici.
Ali lahko iste podatke vidim na računalniku? Da, v spletni aplikaciji pro.allhours.com z istim uporabniškim imenom in geslom.
Ali se lahko registriram brez vabila administratorja? Ne. Brez vabila ustvarite ločen račun, ki ni povezan z vašim podjetjem.