Pravila obračuna so "možgani" All Hours. Določajo, kako se registracije prihodov, odhodov in odsotnosti pretvorijo v ure, ki jih na koncu vidite na časovnici, v poročilih in v izvozu za obračun plač.

Če razumete štiri pojme – sistemska pravila, dnevni števci, števci in uporabniška pravila – razumete celoten sistem obračuna. Ta članek razloži, kaj je kaj, kako se med seboj povezujejo in kako pravila pridejo do konkretnega zaposlenega.

All Hours ima dve ravni nastavitev obračuna.

Sistemska (globalna) raven je privzeta nastavitev za celotno organizacijo. Velja za vsakega zaposlenega, ki nima dodeljenega ničesar drugega.

Najdete jo pod Nastavitve › Sistemska pravila.

Uporabniška pravila (v angleškem vmesniku Time policy) so odstopanja od sistemske ravni. Uporabniško pravilo podeduje vse sistemske nastavitve in spremenite le tiste, ki se za določeno skupino zaposlenih dejansko razlikujejo.

To je najpomembnejše načelo pri urejanju obračuna:

Nastavite sistemsko raven tako, da ustreza večini zaposlenih. Za vsako odstopanje ustvarite uporabniško pravilo in v njem spremenite samo tista pravila, ki se res razlikujejo.

Zakaj je to pomembno: če v uporabniškem pravilu povozite pravilo, ki ga ni treba, ste si ustvarili drugo mesto, ki ga morate vzdrževati. Ko boste čez leto dni spremenili sistemsko nastavitev, se ta skupina ne bo posodobila in razlike ne boste opazili, dokler ne bo napačna v plačilni listi.

V vsakem uporabniškem pravilu ima vsako posamezno pravilo nastavitev Vrsta konfiguracije:

Ne glede na to, ali gledate sistemsko raven ali uporabniško pravilo, so nastavitve vedno razdeljene v tri sklope.

To je fiksen seznam vgrajenih pravil. Ne morete jih dodajati ali brisati, lahko jih le nastavite ali izklopite. Opisujejo osnovno zgradbo delovnega dne.

Začetki izmen – določa, kdaj se delovni dan začne. Je referenčna točka, na katero se vežeta plačani in obvezni čas, zato je to prvo pravilo, ki ga nastavite.

Če je začetek izmene napačen, bodo napačni tudi plačani čas, dnevna razlika in saldo. Vse ostalo se zamakne za njim.

Plan – kvota, ki jo zaposleni na posamezni dan mora opraviti (npr. 8 ur). Plan je merilo, glede na katerega sistem ugotovi, ali je zaposleni delal več (nadure) ali manj (primanjkljaj). Uporabljajo ga tudi pravila Tekoči saldo, Dnevne nadure in dodatki za praznike.

Plačani čas – določa, kateri del prisotnosti se šteje kot plačan. Prisotnost zunaj tega okna je neplačan čas: še vedno je vidna na časovnici in v analitiki, vendar se ne obračuna. Ključna parametra sta:

Na časovnici je plačani čas prikazan z zeleno črto. Če je pravilo izklopljeno, se vsa prisotnost obravnava kot neplačana.

Obvezni čas – obdobje dneva, ko mora biti zaposleni na delu (t. i. jedro delovnega časa pri gibljivem delovnem času). Je informativno pravilo: ne spreminja števila obračunanih ur, temveč beleži kršitve, ki so na pogledih prikazane z vijolično črto. Nastavite ga lahko na dva načina:

Odmori in malica – določa, kako se obravnava odmor za malico: ali se avtomatsko odšteje, ali se šteje v plačani čas in kakšna je dovoljena dolžina.

Dnevna razlika – razlika med opravljenim (plačanim) in planiranim časom za posamezni dan. Pozitivna vrednost pomeni presežek, negativna primanjkljaj. To je vrednost, iz katere se sestavi saldo.

Tekoči saldo – vsota dnevnih razlik v aktivnem obračunskem obdobju. Privzeto se prenaša v naslednji mesec. Nastavite lahko avtomatsko rezanje ali prenos ob koncu meseca oziroma leta:

Rezanje se sproži prek dogodka Plačilni dan v koledarju – pravilo brez tega dogodka v koledarju ne bo nikoli izvedeno.

Dnevni števci so poljuben, razširljiv seznam. Sistemska pravila povedo, kako dan izgleda; dnevni števci pa iz tega dneva izluščijo konkretne številke, ki jih potrebujete za plačo ali poročila – nočno delo, delo v nedeljo, delo od doma, nadure nad 8 ur, prisotnost v določenem časovnem oknu.

Vsak dnevni števec ima tip, ki določa, kaj šteje:

Nato določite parametre izračuna:

Primer: števec Nočno delo je tipa Skupno trajanje, vir je plačani čas, z omejitvijo na interval 22:00–6:00. Rezultat je število ur nočnega dela za vsak dan.

Števci obdobja – v angleškem vmesniku Accruals – so prav tako poljuben seznam, le da se ne računajo na ravni dneva, ampak na ravni obdobja: mesec, leto ali obdobje, ki ga definirate sami.

Uporabljajo se za stanja, ki se kopičijo in prenašajo: saldo dopusta, saldo lanskoletnega dopusta, porabljeni dnevi bolniške v letu, skupne nadure v obračunskem obdobju.

Tipi in parametri so enaki kot pri dnevnih števcih (število pojavitev, število dni s pojavitvijo, časovna vrednost; viri, kategorije, omejitve, pogoji). Razlika je v obsegu seštevanja in v tem, da števci obdobja poznajo prenos stanja iz enega obdobja v naslednje.

Pravilo palca: če odgovor na vprašanje velja za en dan, uporabite dnevni števec. Če odgovor velja za mesec ali leto in se prenaša naprej, uporabite števec obdobja.

Uporabniško pravilo samo po sebi ne naredi ničesar. Do zaposlenega pride po tej poti:

Delovni načrt je ovojnica, ki eno ali več uporabniških pravil poveže s pogoji, kdaj naj katero velja. Zaposlenemu vedno dodelite delovni načrt, ne uporabniškega pravila neposredno.

Najenostavnejši delovni načrt vsebuje eno samo uporabniško pravilo brez pogojev – to pravilo velja vsak dan.

Kadar potrebujete več pravil v enem načrtu, jih ločite s pogoji:

Pri samodejnem delovnem načrtu sistem ob prvi registraciji v dnevu preveri pravila po vrsti od najvišje prioritete navzdol in uporabi prvo, ki ustreza. Zato mora biti na dnu seznama vedno eno pravilo brez omejitev – kot rezerva za odsotnosti in za registracije zunaj definiranih oken. Brez njega dnevi, ki se ne ujemajo z nobenim pogojem, ne bodo obračunani pravilno.

Primer izmenskega dela:

Pri cikličnem delovnem načrtu je zaporedje izmen znano vnaprej in se ponavlja. Ob dodelitvi določite datum prve veljavnosti in začetno izmeno v ciklu – tako lahko različni zaposleni v istem ciklu začnejo na različnih mestih.

Dodelitev zaposlenim: pod Uporabniki izberete zaposlenega, zavihek Registracija delovnega časa, in mu dodelite delovni načrt z datumom začetka veljavnosti. Za več ljudi hkrati označite uporabnike, izberete Akcije in možnost za dodelitev delovnega načrta ter določite datum.

Zaposleni brez dodeljenega delovnega načrta se obračuna po sistemskih pravilih.

Vsakič, ko shranite spremembo pravila, se odpre pogovorno okno za izbiro obdobja, kjer določite od kdaj sprememba velja.

To je pomembno in pogosto spregledano: pravila obračuna imajo zgodovino. Če spremembo uveljavite od začetka tekočega meseca, se bo ta mesec preračunal in vrednosti, ki ste jih morda že poročali, se bodo spremenile. Če želite, da nova nastavitev velja šele naprej, izberite datum v prihodnosti ali prvi dan naslednjega obračunskega obdobja.

Zaporedje si je vredno zapomniti, ker pojasni, zakaj napaka v enem pravilu povzroči napačne vrednosti povsod naprej:

Nastavljajte v pravem vrstnem redu. Najprej plan, nato začetki izmen, šele nato plačani čas in ostalo. Nastavljanje plačanega časa pred začetki izmen skoraj vedno pomeni podvojeno delo.

Ne povozite več, kot je treba. V uporabniškem pravilu pustite vsa pravila na Uporabi sistemske nastavitve, razen tistih, ki se za to skupino resnično razlikujejo.

Vedno imejte rezervno pravilo. V samodejnem delovnem načrtu naj bo na dnu pravilo brez omejitev.

Preverite učinek na časovnici. Po spremembi odprite časovnico enega zaposlenega in poglejte konkretne dneve – zelena črta za plačani čas, vijolična za kršitev obveznega časa. Pri rezanju salda preverite prehod z zadnjega dne meseca na prvi dan naslednjega.

Pozorno izberite datum uveljavitve, da nehote ne preračunate zaključenih obdobij.

Ne vidite nastavitve? Pogledi Sistemska pravila, Dnevni števci in Števci zahtevajo ustrezne pravice. Če jih ne vidite, se obrnite na skrbnika svojega računa.