Preskoči na glavno vsebino

Procesi potrjevanja – večnivojsko odobravanje dogodkov

Proces potrjevanja vam omogoča, da določite, kdo in v kakšnem vrstnem redu odobrava zahtevke zaposlenih (npr. dopust, odsotnosti). Nastavi se enkrat na ravni sistema, nato pa se dodeli posameznim uporabnikom.

Avtor: Gregor Bercic

1. Ustvarjanje procesa potrjevanja

  1. V meniju kliknite Nastavitve → Procesi potrjevanja.

  2. Kliknite gumb + Dodaj.

  3. Vnesite ime procesa (npr. Eno nivojsko potrjevanje ali Več nivojsko potrjevanje).

  4. Določite potrjevalce po nivojih:

    • Nivo 1 – prvi potrjevalec (npr. neposredni nadrejeni). Dodate lahko več potrjevalcev na istem nivoju – zadostuje odobritev enega od njih.

    • Nivo 2, 3, … – vsak nadaljnji nivo se aktivira šele po odobritvi na prejšnjem nivoju.

    • Nivojev je lahko toliko, kot jih potrebujete.

  5. Shranite proces.

2. Izjeme – drugačen proces za določene dogodke

Če določeni dogodki zahtevajo drugačen potek odobritve kot privzeti, dodajte izjemo:

  1. V procesu potrjevanja odprite razdelek Izjeme.

  2. Kliknite + Dodaj izjemo.

  3. Izberite tip dogodka (npr. Letni dopust) in določite potrjevalce ter število nivojev posebej za ta dogodek.

Primer: Vse odsotnosti potrjuje vodja oddelka, letni dopust pa mora potrditi direktor.

3. Samodejno odobreni dogodki

Nekateri dogodki ne potrebujejo ročne odobritve – sistem jih odobri takoj ob oddaji:

  1. V procesu potrjevanja odprite razdelek Samodejno odobreni dogodki.

  2. Kliknite + Dodaj dogodek.

  3. Izberite tip dogodka (npr. Napoved službene odsotnosti) in določite, kdo prejme obvestilo ob samodejni odobritvi.

Primer: Bolniška odsotnost je samodejno odobrena, vodja pa prejme e-poštno obvestilo.

4. Dodelitev procesa potrjevanja uporabniku

Ko je proces ustvarjen, ga dodelite vsakemu zaposlenemu:

  1. Pojdite na Uporabniki → izberite zaposlenega.

  2. Na zavihku Prijava poiščite polje Proces potrjevanja.

  3. V spustnem meniju izberite ustrezen proces.

  4. Shranite spremembe.

Vsak uporabnik ima lahko dodeljen svoj proces potrjevanja, kar omogoča prilagoditev glede na oddelek, vlogo ali organizacijsko raven.

Druga možnost je preko Akcij na pogledu vseh uporabnikov:

Pogosta vprašanja

Ali lahko en zaposleni odobri zahtevek namesto drugega? Da, če na posameznem nivoju dodate več potrjevalcev, zadostuje odobritev katerega koli od njih.

Kaj se zgodi, če potrjevalec ne ukrepa? Zahtevek ostane v čakanju. Priporočamo, da uredite obvestila po e-pošti, da potrjevalci prejmejo opomnik.

Ali lahko potrjevalec doda komentar pri odobritvi ali zavrnitvi? Da, pri vsakem nivoju se lahko doda komentar.

Ali se proces potrjevanja upošteva tudi za pretekle zahtevke? Ne, novo nastavljeni proces velja le za zahtevke, oddane po nastavitvi.

Ste s tem dobili odgovor na svoje vprašanje?