Vsak delovni načrt je sestavljen iz enega ali več uporabniških pravil (urnikov). Ta članek predpostavlja, da uporabniško pravilo že znate ustvariti, če ne, začnite pri Kreiranje uporabniškega pravila in delovnega načrta.
Najprej izberite pristop
All Hours pozna dva načina, kako se odloči, kateri urnik velja za posamezen dan:
| Avtomatski delovni načrt | Ciklični delovni načrt |
Kako se izbere urnik | Po dejanski registraciji prihoda | Po vnaprej določenem zaporedju |
Primerno za | Gibljiv prihod, izmene brez fiksnega razporeda, drugačen urnik ob določenih dnevih | Rotacijske razporede, kjer je vnaprej znano, kdo kdaj dela |
Zaposleni pride izven pričakovanega časa | Sistem izbere drug urnik ali rezervno pravilo | Velja urnik, ki je na vrsti v ciklu |
Prosti dnevi | Niso del načrta | So del cikla |
Če zaposleni sam odloča, v katero izmeno pride, uporabite avtomatski načrt. Če razpored določi vodja vnaprej in se ponavlja, uporabite ciklični.
1. Avtomatski delovni načrt
Kako All Hours izbere pravilo
Ob prvi registraciji prihoda v dnevu sistem preveri pravila po vrsti od najvišje prioritete navzdol:
Ali so pri pravilu s prioriteto 1 izpolnjeni vsi pogoji? Če da → to pravilo velja za cel dan.
Če ne → preveri pravilo s prioriteto 2. In tako naprej.
Če ni izpolnjeno nobeno pravilo s pogoji → velja pravilo brez omejitev na dnu seznama.
Iz tega izhajata dve praktični posledici:
Vrstni red je pomemben. Pravilo z ožjimi pogoji mora biti nad pravilom s širšimi, sicer se širše sproži prvo in ožje nikoli ne pride na vrsto.
Pravilo se izbere enkrat na dan. Poznejše registracije izbire ne spremenijo.
Pogoji, ki jih lahko nastavite
Prioriteta
Določa vrstni red preverjanja. Prioriteta 1 se preveri prva.
Primer: pravilo 8:00 ima prioriteto 1, pravilo 8:30 prioriteto 2. Če zaposleni ustreza pogojem pravila 8:00, se pravilo 8:30 sploh ne preveri.
Omejitev po dnevu
Pravilo velja samo na izbranih dneh v tednu.
Primer: ob sobotah velja krajši delovnik. Pravilo Sobota – 6 ur omejite na soboto in mu dodelite višjo prioriteto kot rednemu pravilu. Od ponedeljka do petka pogoj ni izpolnjen, zato velja redno pravilo.
Okno prihoda
Pravilo velja samo, če je prva registracija prihoda znotraj določenega časovnega okna. S tem omogočite več izmen v istem dnevu.
Okna naj se ne prekrivajo. Če se, vedno zmaga pravilo z višjo prioriteto.
Obvezno: pravilo brez omejitev na dnu
Če imate pri vseh uporabniških pravilih nastavljene pogoje (dan ali okno prihoda), morate na dno delovnega načrta – z najnižjo prioriteto – dodati še eno pravilo brez omejitev.
Zakaj: na dan, ko zaposleni ne registrira prihoda (bolniška, dopust, praznik), ni izpolnjen noben pogoj. Brez rezervnega pravila All Hours ne ve, po katerem urniku naj dan obračuna, zato odsotnost ni pravilno ovrednotena.
To pravilo naj ustreza običajnemu urniku zaposlenega.
Primer: delovni načrt za izmensko delo
Predpogoj: za vsako izmeno mora obstajati svoje uporabniško pravilo – dopoldanska, popoldanska in nočna. Ustvarite jih po navodilih v članku Kreiranje uporabniškega pravila in delovnega načrta.
Odprite Nastavitve → Delovni načrti in kliknite + Dodaj.
V delovni načrt dodajte uporabniška pravila za vse izmene.
Razvrstite jih po prioriteti – urnik z zgodnejšim začetkom naj bo višje.
Vsakemu pravilu nastavite okno prihoda, ki določa, katera izmena se vključi glede na čas registracije.
Na dno dodajte pravilo brez omejitev.
Shranite in delovni načrt dodelite zaposlenim.
Prioriteta | Uporabniško pravilo | Okno prihoda | Kdaj se sproži |
1 | Dopoldanska izmena | 05:00–10:00 | Prihod ob 06:12 |
2 | Popoldanska izmena | 12:00–17:00 | Prihod ob 13:55 |
3 | Nočna izmena | 20:00–00:00 | Prihod ob 21:40 |
4 | Brez omejitev | – | Odsotnost ali prihod izven vseh oken |
2. Ciklični delovni načrt
Ciklični delovni načrt uporabite, kadar se urniki menjavajo po vnaprej določenem rotacijskem zaporedju. Zaporedje teče dan za dnem; ko pride do konca, se samodejno začne znova.
Za razliko od pogojnega načrta se urnik ne izbere glede na prihod, ampak glede na to, kje v ciklu je posamezen dan.
Kako ga ustvarite
Odprite Nastavitve → Delovni načrti in kliknite + Dodaj.
Vnesite ime načrta in izberite način Ciklični.
Vnesite zaporedje izmen – natančen vrstni red urnikov, po katerih se zaposleni vrtijo. Prosti dnevi so del zaporedja, enako kot izmene.
Primer zaporedja:
Po zadnjem koraku se cikel začne znova pri prvem.
Kako ga dodelite zaposlenemu
Pri dodelitvi kliknite Nov ciklični delovni načrt in določite dvoje:
Prvi dan veljavnosti – datum, od katerega načrt velja (npr. 1. 2. 2025).
Začetno izmeno v ciklu – na katerem koraku zaporedja se za tega zaposlenega začne. To je lahko tudi prosti dan.
Z različnimi začetnimi izmenami isti cikel razporedite med več zaposlenih tako, da se izmene med njimi izmenjujejo.
Cikel teče neodvisno od dneva v tednu. Če želite, da določen urnik vedno pade na isti dan v tednu, mora biti dolžina cikla večkratnik sedmih dni.