Uporabnik – vsaka oseba v računu All Hours, ne glede na to, ali je zaposleni, vodja ali administrator.

Oddelek – organizacijska enota podjetja. Po oddelkih filtrirate poglede in poročila ter omejite dostop vodij do podatkov. Več: Oddelki.

Avtorizacijska shema – nabor pravic, ki določa, kaj uporabnik v aplikaciji vidi in ureja. Račun ima tri vnaprej pripravljene sheme – Administrator, Vodja in Zaposleni –, ki jih lahko prilagodite ali na njihovi podlagi ustvarite nove. Več: Pregled avtorizacijskih shem.

Proces potrjevanja – določa, kdo in v kakšnem vrstnem redu odobri zahtevke zaposlenih, na primer dopust ali pozabljeno registracijo. Več: Procesi potrjevanja.

Identifikator – kartica, obesek ali čip, s katerim se zaposleni registrira na terminalu.

Dogodek – vsak vnos na časovnici zaposlenega. Poznamo tri vrste dogodkov: registracije, odsotnosti in korekcije. Poleg vnaprej pripravljenih (sistemskih) dogodkov lahko ustvarite neomejeno število lastnih (uporabniških) dogodkov.

Registracija – dogodek, s katerim zaposleni označi začetek ali konec dela oziroma druge kategorije, na primer prihod, odhod ali malico. Zaposleni se registrira v spletni aplikaciji, v mobilni aplikaciji ali na terminalu. Pogovorno temu rečemo tudi žigosanje.

Odsotnost – dogodek za celodnevno ali delno odsotnost, na primer dopust ali bolniško odsotnost. Odsotnost vnese administrator ali vodja, zaposleni pa jo odda kot zahtevek za odobritev. Več: Kreiranje nove vrste odsotnosti.

Korekcija – enkraten popravek obračunskih podatkov, na primer vnos kvote dopusta, popravek salda ur ali izjema pri plačanem času.

Kategorija – vrsta časa, ki ga štejejo dogodki, na primer Fizična prisotnost, Malica, Delo od doma, Bolniška odsotnost ali Službena pot. Sistemske kategorije so pripravljene vnaprej, lastne (uporabniške) kategorije pa lahko dodate neomejeno.

Časovnica – prikaz dneva zaposlenega, na katerem so na časovni črti razvrščeni vsi dogodki in obračunane ure.

Prihod – začne štetje kategorije. Registracija Prihod na primer začne kategorijo Fizična prisotnost, registracija Delo od doma pa kategorijo Delo od doma. Za registracijo tipa Prihod mora slediti registracija tipa Odhod ali Plačani izhod – dveh registracij tipa Prihod zapored ni mogoče vnesti.

Odhod – zaključi kategorijo, ki je v teku, na primer ob koncu delovnega dne ali dela od doma. Za zaključek dela od doma zato ne potrebujete posebne registracije, zadošča registracija Odhod.

Plačani izhod – zaključi trenutno kategorijo in začne novo, na primer Malico ali Službeni izhod. Sledi mu lahko registracija tipa Prihod, Plačani izhod ali Odhod. Pri tem tipu lahko nastavite, da se kategorija samodejno zaključi glede na nastavitve urnika.

Vrnitev iz plačanega izhoda – uporablja se predvsem za službeni prihod. Kategorija se lahko samodejno šteje za nazaj glede na nastavitve urnika.

Sistemska pravila – privzeta pravila obračuna, ki veljajo za vse zaposlene, ki nimajo dodeljenih drugih pravil. Več: Pregled nastavitev pravil obračuna.

Uporabniško pravilo (urnik) – odstopanja od sistemskih pravil za določeno skupino zaposlenih, na primer drugačen plan ur ali začetek izmene. Nastavitve, ki jih v uporabniškem pravilu ne spremenite, se prevzamejo iz sistemskih pravil.

Delovni načrt – sestavljen je iz enega ali več uporabniških pravil in določa, katero pravilo velja za zaposlenega na posamezen dan. Več: Kreiranje uporabniškega pravila in delovnega načrta.

Plan – število ur, ki naj bi jih zaposleni opravil v posameznem dnevu.

Saldo – razlika med opravljenimi urami in planom. Dnevni saldo velja za posamezen dan, tekoči saldo pa se sešteva skozi daljše obdobje.

Števec – seštevek izbranih podatkov, na primer salda ur, salda dopusta ali ur dela od doma. Števci so prikazani na časovnicah in v poročilih ter se izvozijo za obračun plač. Več: Kako dodati nov števec.

Koledar – določa praznike, delovne dni, časovni pas in datumske meje, kot sta prenos dopusta in plačilni dan. Več: Kreiranje novega koledarja.

Zaklep obračunskih podatkov – prepreči spremembe podatkov pred izbranim datumom, na primer po končanem obračunu plač. Več: Zaklep obračunskih podatkov.

Registracijska točka – način registracije oziroma omejitve registracije: registrirna ura (terminal), geografska točka, žolna (Beacon) ali IP naslov. Registracijske točke nastavite v nastavitvah aplikacije. Več: Pregled registracijskih točk.

Geofencing – omejitev registracije v mobilni aplikaciji na odobrene lokacije. Zaposleni se lahko registrira šele, ko mobilna aplikacija zazna, da je na odobreni lokaciji, na primer na naslovu podjetja ali v bližini žolne. Omejitev določite v pravicah uporabnika. Več: Geofencing – zahteva lokacije pred registracijo.

Revizijska sled – kronološki zapis o tem, kdo je podatke v računu pregledal, ustvaril, izvozil, uredil ali izbrisal in kdaj. Omogoča obdelavo podatkov o prisotnosti zaposlenih v skladu z GDPR in dokazovanje pravilne uporabe podatkov pri inšpekcijskem nadzoru.