Ko začnete uporabljati All Hours, najprej dodajte zaposlene. Posamezne uporabnike dodate ročno, več uporabnikov hkrati pa s čarovnikom za uvoz ali z datoteko CSV.
V All Hours lahko:
Dodajanje posameznega uporabnika
1. Odprite Uporabniki in kliknite + Dodaj uporabnika.
2. Izpolnite podatke na zavihkih. Obvezna sta le ime in priimek, ostale podatke lahko dodate tudi kasneje.
Prijava
Ime in Priimek – obvezna podatka.
Dovoli uporabniku prijavo – označite, če se bo uporabnik prijavljal v spletno ali mobilno aplikacijo. Uporabniki brez prijave se registrirajo le na terminalu.
Elektronski naslov – potreben za prijavo in je hkrati uporabniško ime. V aplikaciji mora biti edinstven.
Želite poslati e-poštno vabilo? – ob shranjevanju uporabnik prejme vabilo za nastavitev gesla. Vabilo lahko pošljete tudi pozneje.
Avtorizacijske vloge – določajo, kaj uporabnik vidi in ureja, npr. Zaposleni. Več o avtorizacijskih shemah
Proces potrjevanja – kdo potrjuje uporabnikove vloge.
Uporabniki se prijavijo na strani login.allhours.com.
Splošno
Osebni podatki uporabnika.
Oznake – za razvrščanje uporabnikov v skupine (npr. Študenti, Zunanji sodelavci).
Polja po meri – dodatni podatki in ID uporabnika.
Vsa polja na tem zavihku so izbirna.
Registracija delovnega časa
Oddelek in Delovni načrt uporabnika.
Koledar in Datum začetka obračuna (prvi delovni dan).
Identifikatorji – številka kartice ali čipa, če se uporabnik registrira na terminalu.
Dostop do podatkov
Če ima uporabnik administratorske ali skupinske pravice (npr. vodja), ga lahko omejite na izbrane oddelke. Brez omejitve ima dostop do vseh uporabnikov.
Registracijo z mobilno napravo lahko omejite na izbrane registracijske točke. Če polje ostane prazno, se uporabnik lahko registrira na vseh točkah.
Potrjevanje
Zavihek je prikazan, če uporabnik sodeluje pri potrjevanju. Na njem vidite, v katerih procesih potrjevanja sodeluje in katerim zaposlenim potrjuje vloge.
3. Kliknite Shrani. Novi uporabnik se prikaže na seznamu uporabnikov.
Dodajanje več uporabnikov hkrati
Več uporabnikov hkrati dodate v meniju Akcije s čarovnikom za uvoz ali z datoteko CSV. V istem meniju lahko podatke obstoječih uporabnikov tudi posodobite.
Čarovnik za uvoz
Primeren je, ko imate le osnovne podatke. Potrebujete ime, priimek in elektronski naslov zaposlenih. V meniju Akcije izberite Čarovnik za uvoz, vpišite zaposlene, preglejte njihove podatke in nastavitve ter jim pošljite vabila.
Uvoz uporabnikov z datoteko CSV
Datoteka lahko poleg osnovnih podatkov vsebuje tudi oddelke, oznake, identifikatorje in druge podatke.
1. V meniju Akcije izberite Uvoz uporabnikov (CSV).
2. V oknu Uvoz uporabnikov prenesite predlogo datoteke s klikom na tukaj.
3. Izpolnite predlogo.
4. Izberite ločilo, ki ste ga uporabili v datoteki: vejica (,) ali podpičje (;).
5. Nastavite Datum začetka obračuna za nove uporabnike.
6. Kliknite Odpri datoteko in izberite izpolnjeno datoteko.
7. Pri Novi uporabniki označite Ustvari uporabniški račun na podlagi elektronskega naslova …, če se bodo uporabniki prijavljali v aplikacijo. Po želji označite še pošiljanje e-poštnih vabil in izberite avtorizacijsko shemo.
8. Preverite predogled in kliknite Uvozi. Če uporabnika ni mogoče uvoziti, je razlog prikazan v stolpcu Uvozno sporočilo.
Uporabniki, ki jim je bilo poslano vabilo, po nekaj sekundah prejmejo e-pošto z navodili za nastavitev gesla.
Posodobitev obstoječih uporabnikov
Z možnostjo Posodobi uporabnike (CSV) več obstoječim uporabnikom hkrati posodobite srednje ime, datum rojstva, spol, telefon, mobilni telefon, naslov, mesto, državo, številko, polja po meri 1–10 in identifikatorje. Imena, priimka in elektronskega naslova s tem uvozom ne morete spremeniti.
1. V meniju Akcije izberite Posodobi uporabnike (CSV).
2. V oknu Posodobi obstoječe uporabnike prenesite predlogo s klikom na tukaj in jo izpolnite.
3. Izberite ločilo in kliknite Odpri datoteko.
4. Določite, kaj se zgodi s praznimi polji. Če označite Ob praznih poljih izbriši obstoječo vrednost, prazno polje v datoteki izbriše obstoječo vrednost. Če možnost ni označena, obstoječa vrednost ostane nespremenjena.
5. Kliknite Posodobi.
💡 Saldo ur ter stanje letošnjega in lanskega dopusta posodobite z možnostjo Posodobi salde (CSV), letno kvoto dopusta pa z Uvoz dopusta (CSV).
Urejanje datoteke v Excelu
Če datoteko odprete v Excelu, lahko podatke razdelite v stolpce: Data → Text to Columns → Delimited → Comma → Finish. Datoteko shranite v obliki CSV (UTF-8) in pri uvozu izberite ločilo, ki ga je uporabil Excel (običajno podpičje).