Da bo vaš All Hours zaživel dodajte vaše zaposlene in sodelavce v sistem.
Uporabnike lahko dodate na dva načina:
Posamezno dodajanje uporabnikov
Masovno dodajanje uporabnikov
Uporabnike lahko torej masovno uvozite ali jih dodate enega po enega. Če želite dodati enega uporabnika ali majhno število zaposlenih, je posamezno dodajanje uporabnikov primernejše od masovnega uvoza. Če pa imate večje število uporabnikov je masovni uvoz prava odločitev, saj vam bo prihranil veliko časa.
1. Posamezno dodajanje uporabnikov
V meniju izberite zavihek Uporabniki nato v zgornjem desnem kotu izberite gumb +Dodaj uporabnika.
1. SPLOŠNO:
Izpolnite polji Ime in Priimek, ki sta edina obvezna podatka.
V kolikor zaposlenemu omogočate prijavo preko spleta ali mobitela, je potrebno vnesti email naslov, ki je hkrati tudi uporabniško ime uporabnika.
Uporabniku je treba dovoliti prijavo z označbo na Dovoli uporabniku prijavo.
V tem koraku lahko Pošljete e-poštno vabilo novim uporabnikom, da si lahko nastavijo svoja gesla (ali pa to storite pozneje) potem pa se prijavljajo preko vpisne strani: https://login.allhours.com/Account/Login
Potrebno je dodati še avtorizacijsko shemo npr. Zaposleni, ki določa kake pravice vpogleda in urejanja imajo v računu All Hours. Več o avtorizacijski vlogi >>
2. SPLOŠNO
Uporabnikom lahko vpišete osebne podatke.
Izbirate lahko tudi Oznake, ki uporabnikom določajo potrjevalske pravice ali jih grupirajo v posamezne skupine.
Skupina Polja po meri omogoča dodatna polja za vnos podatkov in prostor za vnos unikatnega ID-ja uporabnika.
Vsa polja so opcijska in jih lahko izpolnete poljubno.
3. REGISTRACIJA DELOVNEGA ČASA
Uporabnika dodelite v oddelek in izberite delovni načrt.
Možno je spreminjati tudi koledar specifičen glede na državo in prilagoditi začetek obračuna.
Spodaj se doda številka identifikatorja oz. kartice, v kolikor se bo uporabnik registriral na terminalu.
4. DOSTOP DO PODATKOV IN ZAHTEV
Če je uporabnik administrator, vodja ali ima kake druge administracijske oz. skupinske pravice ga lahko v tem zavihku omejimo na oddelek ali po oznaki.
Uporabniku lahko tudi omejimo na katerih registracijskih točkah se bo lahko registriral preko mobilne aplikacije (brez vnosa je dovoljena registracija na vseh).
Potem ko vnesete vse podatke kliknite na Shrani in novo dodan uporabnik se bo prikazal na seznaku uporabnikov.
2. Masovno dodajanje uporabnikov
Prihranite čas in dodajte več uporabikov hkrati v All Hours preko čarovnika za uvoz ali uvozne datoteke CSV.
Čarovnik za uvoz
Pojdite na zavihek Uporabniki in v desnem zgornjem kotu kliknite puščico na gumbu +Dodaj uporabnika in izberite Čarovnik za uvoz. Za uvoz zaposlenih s čarovnikom potrebujete le elektronske naslove zaposlenih, ki jih želite dodati v All Hours. Vpišete jih v okvir in greste naprej, kjer pregledate podatke o zaposlenih in nastavitve. Ko ste zadovoljni s tabelo lahko pošljete vabila novo dodanih zaposlenim.
Uvoz (CSV)
a. Začetek
Pojdite na zavihek Uporabniki in v desnem zgornjem kotu kliknite puščico na gumbu +Dodaj uporabnika in izberite Uvozi (CSV).
b. Prenos datoteke
Predlogo prenesite s klikom na ''tukaj''. Datoteko pravilno izpolnite in jo lahko uvozite v All Hours. S tem dejanjem se boste izognili številnim ročnim klikom.
Ne pozabite upoštevati zahteve uvozne CSV datoteke:
Kodiranje mora biti nastavljeno na UTF-8.
CSV datoteka vsebuje osem stolpcev (elektronski naslov, ime, priimek, identifikatorji, št., tekoči saldo (+/- hh:mm), preostali dnevi dopusta in saldo lanskoletnega dopusta). Vsi stolpci morajo obevzeno ostati v dartoteki, da bo izvoz pravilno uvožen. Če želite preskočiti stolpec- oz. nimate podatke o npr. tekočem saldu, stoplpec oustite prazen.
Stolpca (ime in priimek) sta vedno obvezna.
Po vzoru primera John Smith dodajte podatke vaših uporabnikov
💡 Excel nasvet: za bolj pregledno tabelo lahko podatke razvrstite v stolpce, namesto da jih ločite z vejico. Pojdite na Data → Text to Columns → Delimited → Comma → Finish. Če to storite, pri uvozu datoteke v All Hours obvezno označite ločilo: podpičje (;).
* Ime in priimek morata biti izpolnjena, če trenutno nimate drugih podatkov jih lahko uvozite ali dodate kasneje.
c. Uvoz datoteke:
1. Izberite ločilo glede na format tabele (vrstice - vejica; stolpci - podpičje).
2. Nastavite datum začetka obračuna delovnega časa in dogodkov.
3. Odprite datoteko, ki ste jo dopolnili v prejšnjem koraku.
4. Označite polje Ustvari uporabniški račun in Želite poslati e-poštna vabila, če še niste pripravljeni povabiti zaposlenih, jih lahko pošljete tudi kasneje.
5. Izberite Avtorizacijsko shemo v meniju, ki se prikaže, ko kliknete na prazno polje.
6. Oglejte si predogled in če ste zadovoljni, dokončajte postopek tako, da izberete gumb Uvozi.
Med postopkom uvažanja aplikacija pregleda strukturo uvoženih podatkov. Če nekatere zahteve za uvoz niso pravilno izpolnjene uporabnika ne bo uvozilo. Razlog bo prikazan v stolpcu Uvozno sporočilo.
d. Vabila
Po nekaj sekundah bodo uspešno uvoženi uporabniki prejeli e-poštno sporočilo z navodili za nastavitev gesla (če je bila obkljukana možnost pošiljanja e-poštnih vabil v tem koraku).
