Delovni čas zaposlenih v All Hours določata dve nastavitvi:
Uporabniško pravilo (urnik) – določa, koliko ur na dan mora zaposleni opraviti, kdaj se začne izmena, v katerem časovnem oknu se čas šteje kot plačan in kdaj mora biti zaposleni prisoten.
Delovni načrt – vsebuje enega ali več urnikov in ga dodelite zaposlenim. Zaposlenemu torej ne dodelite urnika neposredno, temveč delovni načrt, v katerem je ta urnik.
Postopek obsega pet korakov:
ustvarite uporabniško pravilo,
ga nastavite s hitrimi nastavitvami,
po potrebi prilagodite posamezne dni,
urnik dodate v delovni načrt,
delovni načrt dodelite zaposlenim.
Postopek si lahko ogledate tudi v videu:
1. korak: Ustvarite uporabniško pravilo
Odprite Nastavitve › Uporabniška pravila in kliknite + Dodaj.
V oknu Novo vnesite ime urnika. Izberite ime, iz katerega je razvidno, za kakšen urnik gre, na primer Pon–pet 7:00–15:00. Opis ni obvezen, barva pa vam pomaga ločevati urnike med seboj.
Namig: Označite Dodaj tudi nov delovni načrt za uporabniško pravilo. Tako se hkrati ustvari še delovni načrt s tem urnikom in 4. korak lahko preskočite.
Kliknite Shrani. Urnik se prikaže na seznamu uporabniških pravil. Kliknite nanj, da ga odprete.
2. korak: Nastavite urnik
Na strani urnika so štiri nastavitve: Plan, Plačani čas, Začetki izmen in Obvezni čas. Pri vsaki piše »To pravilo je nastavljeno na sistemskem nivoju«. To pomeni, da zanjo veljajo splošne nastavitve podjetja, dokler je ne spremenite.
Za večino urnikov zadoščajo hitre nastavitve, s katerimi vse štiri nastavitve določite v enem oknu. Kliknite gumb v razdelku Hitre nastavitve.
V oknu Hitre nastavitve izpolnite:
Delovni dnevi – dnevi, za katere velja urnik. Izbrani dnevi so označeni modro.
Dnevni plan – koliko ur na dan mora zaposleni opraviti, na primer 8:00.
Plačani čas – z drsnikom določite časovno okno, v katerem se prisotnost šteje kot plačani čas. Začetek okna je hkrati začetek izmene. Okno naj bo dovolj široko, da zajame tudi morebitne nadure, saj se čas izven okna šteje kot neplačan.
Omeji količino plačanega časa znotraj dneva – po potrebi določite, koliko ur na dan se lahko največ prizna kot plačani čas.
Obvezni čas – po potrebi označite in z drsnikom določite, kdaj mora biti zaposleni prisoten.
Primer: Zaposleni dela od ponedeljka do petka 8 ur na dan in začne ob 7:00. Izberite dneve od ponedeljka do petka, dnevni plan 8:00 in plačani čas od 7:00 do 19:00. Izmena se začne ob 7:00, delo do 19:00 se šteje kot plačano, vse nad 8 urami pa kot nadure.
Kliknite Shrani spremembe. Če se odpre okno Izbira obdobja, pri novem urniku izberite Od začetka časa.
3. korak (po potrebi): Prilagodite posamezne dni
Če se urnik razlikuje po dnevih, na primer ima zaposleni v petek krajši delovnik, kliknite Uredi ob nastavitvi, ki jo želite spremeniti.
Na strani izbrane nastavitve ponovno kliknite Uredi.
Pri Vrsta konfiguracije izberite Nova konfiguracija.
Prikaže se tabela z vrednostmi za vsak dan v tednu. Pri planu na primer za vsak dan vpišete število ur.
Na enak način uredite plačani čas. Če vklopite Omeji količino plačanega časa znotraj dneva, se prikaže še stolpec Omejitev.
Tudi začetek izmene lahko za vsak dan nastavite posebej.
Enako velja za obvezni čas.
Spremembe shranite z gumbom Shrani spodaj levo. Odpre se okno Izbira obdobja, v katerem določite, od kdaj veljajo spremembe:
pri novem urniku izberite Od začetka časa,
pri urniku, ki je že v uporabi, izberite Od izbranega datuma dalje, da se preteklo obdobje ne preračuna.
4. korak: Dodajte urnik v delovni načrt
Če ste v 1. koraku označili Dodaj tudi nov delovni načrt za uporabniško pravilo, je delovni načrt že ustvarjen in ta korak lahko preskočite.
Sicer odprite Nastavitve › Delovni načrti in kliknite Dodaj.
Vnesite ime delovnega načrta, v seznamu Izberi skupino pravil izberite urnik in kliknite Dodaj. Nato kliknite Shrani.
Delovni načrt lahko vsebuje tudi več urnikov, na primer pri izmenskem delu. Več o tem: Kreiranje delovnega načrta za izmensko delo
5. korak: Dodelite delovni načrt zaposlenim
Delovni načrt lahko dodelite več zaposlenim hkrati ali posameznemu zaposlenemu.
Več zaposlenih hkrati: v meniju Uporabniki označite zaposlene, kliknite Akcije › Dodeli skupino delovnih načrtov, izberite delovni načrt in datum, od katerega velja.
Posamezen zaposleni: odprite uporabnika, izberite zavihek Registracija delovnega časa in kliknite polje Delovni načrt. Izberite nov delovni načrt in nato določite, od kdaj velja:
Od določenega datuma dalje – kliknite Nastavite datum začetka veljavnosti, izberite datum in potrdite z DA. Prejšnji delovni načrt velja do izbranega datuma, zato se obračun preteklih obdobij ne spremeni.
Brez datuma – kliknite Shrani. Nov delovni načrt nadomesti vse prejšnje in velja od začetka uporabe sistema, zato se preračuna tudi pretekli obračun.
💡 Če zaposlenemu spreminjate delovni načrt med letom, ga vedno dodelite od določenega datuma dalje.
Pojasnilo nastavitev
Plan
Plan je število ur, ki jih mora zaposleni opraviti v enem dnevu. Razlika med opravljenimi urami in planom se šteje v saldo. Primer: pri planu 8 ur se zaposlenemu, ki opravi 9 ur, zabeleži 1 ura presežka, če opravi 7 ur, pa 1 ura primanjkljaja.
Plačani čas
Plačani čas je časovno okno, v katerem se prisotnost šteje kot plačana. Prisotnost izven okna se šteje kot neplačana. Okno določajo tri vrednosti:
Dolžina – trajanje okna od začetka izmene. Primer: pri začetku izmene ob 9:00 in dolžini 10:00 se kot plačano šteje delo med 9:00 in 19:00.
Odmik začetka – podaljša okno pred začetek izmene. Primer: pri začetku izmene ob 8:00 in odmiku 1:00 se plačani čas začne ob 7:00.
Omejitev – največ ur, ki se v dnevu priznajo kot plačani čas. Primer: pri omejitvi 8:00 in 8:30 opravljenih urah je 30 minut neplačanih. Administrator jih lahko s korekcijo pretvori v plačani čas.
Začetek izmene
Čas, ob katerem zaposleni začne delo. Od njega se računa okno plačanega časa, zato napačen začetek izmene vpliva na izračun plačanih ur.
Obvezni čas
Obdobje, v katerem mora biti zaposleni prisoten. Na izračun ur ne vpliva. Če zaposleni v tem času ni prisoten, se mu zabeleži kršitev obveznega časa, ki je vidna v izvozu.
Pogosta vprašanja
Zakaj se zaposlenemu prihod pred začetkom izmene ne šteje kot delovni čas?
Plačani čas se začne z začetkom izmene. Če želite priznati tudi zgodnejši prihod, nastavite Odmik začetka.
Zakaj se del ur šteje kot neplačan čas?
Zaposleni je bil prisoten izven okna plačanega časa ali pa je presegel Omejitev. Preverite nastavitve plačanega časa v urniku.
Kako spremenim čas izmene od določenega datuma dalje?
Novega delovnega načrta ne potrebujete. Uredite obstoječi urnik in ob shranjevanju v oknu Izbira obdobja izberite Od izbranega datuma dalje. Spremembe ne vplivajo na obdobje pred datumom zaklepa.
Več o delovnih načrtih: Napredna uporaba delovnih načrtov