Prva stvar koju treba da uradite kada počnete koristiti "All Hours" je dodavanje korisnika na svoj nalog kako bi sistem zaživeo. Možete ih dodavati na različite načine. Prvi put možete iskoristiti čarobnjaka ili obaviti skupni uvoz kako biste uštedeli vreme i izbegli ručno klikćanje. Kasnije, budući da broj radnika neprestano varira, možete ih dodavati pojedinačno.
Posetite karticu "Korisnici" i kliknite na strelicu na dugmetu +Dodaj korisnike u gornjem desnom uglu. Izaberite metod kojim želite dodati svoje saradnike i zaposlene iz padajućeg menija.
Dodavanje novih korisnika pojedinačno
Za dodavanje korisnika jednog po jednog, prvo otvorite karticu "Korisnici" i kliknite na dugme +Dodaj korisnika u gornjem desnom uglu.
Dodavanje imena i prezimena je obavezno, dok ostale podatke možete dodati kasnije prema potrebi:
Prijave
Ime i prezime su obavezni za dodavanje novog korisnika.
E-adresa je obavezna ako planirate koristiti web ili mobilne prijave. Korisničko ime mora biti važeća adresa e-pošte i jedinstveno za ceo sistem.
Dopustite korisnicima prijave ako želite omogućiti mobilne/web prijave. Korisnici bez ovih ovlasti koristiće samo vremenske terminale.
Označavanjem opcije "Pošalji e-poštu s pozivnicom?" šalje se pozivnica za postavljanje lozinke na e-mail novog korisnika nakon što se podaci sačuvaju. Ako ne želite slati pozivnice u ovom koraku, to možete uraditi kasnije.
Takođe, potrebno je dodati shemu autorizacije, kao što je "Zaposlenik", da biste definisali prava pristupa i uređivanja na All Hours nalogu.
Korisnici se mogu prijaviti putem stranice za prijavu: https://login.allhours.com/Account/Login
Opšte
Ovde možete izabrati oznake koje definišu ovlašćenja korisnika ili ih grupisati u određene kategorije. U sekciji "Osnovni podaci" možete uneti lične informacije korisnika. U sekciji "Dodatna polja" možete uneti jedinstveni korisnički ID i druge dodatne prilagođene informacije.
Podaci za obračun Dodelite korisnika određenom odeljenju i izaberite radni raspored. Takođe je moguće prilagoditi kalendar za svaku zemlju i postaviti datum početka obračuna. Ako će korisnik koristiti vremenski terminal za prijave, možete dodati identifikacioni broj (kartica, čip) u polje ispod.
Zahtevi i pristup podacima
Ukoliko korisnik ima ulogu administratora ili druge administrativne ovlasti, možete ograničiti te ovlasti na određena odeljenja izborom u okviru za pregled i upravljanje podacima za odeljenja. U donjem delu za upravljanje zahtevima, izaberite prethodno odabrana odeljenja. Korisnik će imati pristup tim odeljenjima i moći će da odobrava zahteve unutar njih. Takođe, možete ograničiti prava korisnika unutar odeljenja korišćenjem oznaka dodeljenih određenim korisnicima.
Bez ograničenja, administrator će imati pristup svim korisnicima i primaće zahteve od svih korisnika u kompaniji.
Ograničenja se takođe mogu postaviti pomoću oznaka, što znači da će administratori moći da vide sve zaposlene i da primaju zahteve za odobrenje od korisnika sa odgovarajućim oznakama.
Nakon unosa svih podataka, kliknite "Sačuvaj" i novi korisnik će se pojaviti na listi korisnika.
Dodavanje korisnika masovno
Za dodavanje korisnika masovno, idite na karticu "Korisnici" i u gornjem desnom uglu kliknite na strelicu na dugmetu +Dodaj korisnika, pa odaberite odgovarajuću opciju:
Čarobnjak za uvoz
Uvoz (CSV)
Ažuriranje salda korisnika
1. Čarobnjak za uvoz
Idite na karticu "Korisnici" i kliknite strelicu na dugmetu +Dodaj korisnika u gornjem desnom uglu, a zatim izaberite "Čarobnjak za uvoz". Za uvoz zaposlenika putem čarobnjaka, potrebne su vam samo adrese e-pošte zaposlenika (sa imenom i prezimenom) koje želite dodati u All Hours. Unesite ih u polje i nastavite sa pregledom pojedinosti i postavkama zaposlenika. Kada ste zadovoljni podacima, možete poslati pozivnice novim zaposlenicima kako bi mogli početi da koriste sistem.
2. Uvoz (CSV)
a. Početak Idite na karticu "Korisnici" i kliknite na strelicu na dugmetu +Dodaj korisnika u gornjem desnom uglu, a zatim izaberite opciju "Uvoz (CSV)".
b. Preuzimanje datoteke Preuzmite datoteku šablona klikom na "ovde". Pravilno popunite datoteku i možete je uvesti u All Hours (obratite pažnju na zahteve za uvoz CSV datoteka). Ovom radnjom ćete izbeći puno ručnog klikanja.
Izbrišite primer podataka (John Smith) iz datoteke i dodajte podatke vaših novih korisnika.
Savet za Excel: Radi preglednosti, podatke možete podeliti u kolone umesto da ih razdvajate zarezima. Idite na karticu "Podaci" → "Tekst u kolone" → "Razgraničeno" → "Zarez" → "Završi". Ako to uradite, proverite da li ste označili odgovarajući separator: tačku sa zarezom (;) prilikom uvoza datoteke u All Hours.
Ne zaboravite pratiti zahteve za uvoz CSV datoteke:
Kodiranje mora biti podešeno na UTF-8.
CSV datoteka mora sadržati osam kolona (E-pošta, Ime, Prezime, Identifikator, Prilagođeni ID, Tekuće stanje (+/- hh:mm), Stanje odmora i Dani prošlogodišnjeg odmora).
Kolone (Ime i Prezime) su obavezne.
Uvoz datoteke
Izaberite odgovarajući separator u skladu sa formatom tabele (redovi - zarez; kolone - tačka-zarez).
Postavite datum početka za izračunavanje.
Izaberite datoteku koju ste popunili u prethodnom koraku za učitavanje.
Označite opciju "Stvori korisnički račun..." i "Pošalji e-poštu s pozivnicom" ako želite da je pošaljete sada ili kasnije. Novododani korisnici će primiti pozivnice za All Hours putem e-pošte.
Izaberite odgovarajuću autorizacionu ulogu iz menija koji se pojavi kad kliknete na prazno polje.
Pregledajte sve i ako ste zadovoljni, završite proces klikom na dugme "Uvoz".
Nakon nekoliko sekundi, uspešno uvezeni korisnici će primiti e-poruku sa uputstvima kako da postave lozinku (ako je opcija za slanje pozivnica e-poštom označena u ovom koraku).
3. Ažuriranje salda korisnika
Ako želite ažurirati saldo sati, stanje godišnjeg odmora i prethodno stanje godišnjeg odmora, možete koristiti ovaj uvoz za ažuriranje ovih vrednosti umesto ručnog klikanja svakog pojedinačnog korisnika.
Otvorite odeljak "Korisnici" i kliknite na strelicu pored dugmeta +Dodaj korisnika u gornjem desnom uglu, a zatim izaberite opciju "Ažuriraj bilanse korisnika".
Da biste zadržali trenutne vrednosti, jednostavno ostavite željena polja prazna i ona će biti preskočena tokom ažuriranja. Stanja će biti ažurirana na izabrani datum.