Ko dodate uporabnike jih imate možnost razporediti v oddelke, kar vam omogoča filtriranje na različnih pogledih kot so časovnice, koledarji, uporabniki, prisotnost in poročila. Ob uvozu ste verjetno že izbrali določene avtorizacijske sheme, ki jih lahko po potrebi spremenite.
1. Oddelki
Z oddelki lahko definirate strukturo vašega podjetja.
Kreiranje oddelkov
Pojdite na Uporabniki > Oddelki. Po odprtju računa vam sistem dodeli glavni oddelek, ki se zabeleži kot ime vašega podjetja. Za dodajanje novega oddelka kliknite na gumb +Dodaj. Če želite dodati več pododdelkov, kliknite na oddelek, kateremu želite dodati poddelek in izberite +Dodaj. Na ta način lahko ustvarite hierarhijo oddelkov z nadaljnjimi pododdelki.
Dodeliti oddelke uporabnikom
Pojdite na zavihek Uporabniki, kjer imate 2 možnosti dodeljevanja oddelkov:
1. Množična dodelitev oddelka: izberite uporabnike, tako da obkljukate kvadratek poleg njihovih imen in zgoraj izberete Akcije in Dodeli oddelek.
2. Posamezna dodelitev oddelka: kliknite na uporabnika, pojdite na zavihek Registracija delovnega časa, kliknite v okno pod oddelkom in izberite željeni oddelek.
2. Avtorizacijske sheme:
Avtorizacijske role predstavljajo niz dovoljenj, ki določajo kake pravice vpogleda in urejanja ima uporabnik v vašem računu. Najbolje, da uporabnikom dodelite eno od vnaprej določenih privzetih rol glede na njihovo vlogo v vaši organizaciji in jih po potrebi spremenite.
Privzete vloge
Vaš račun ima 3 vnaprej nastavljene sheme, najdete jih pod Uporabniki > Avtorizacijske sheme.
Kratek opis avtorizacijskih rol:
1. Administration
Ima dostop do vseh nastavitev
Lahko ureja vse dogodke in odsotnosti za vse uporabnike
Ne potrebujejo odobritve in so potrjevalec ostalim uporabnikom
2. Manager/Upravljalec
Lahko odobri/zavrne zahteve za odsotnost zaposlenih v dodeljenem oddelku
Ima vpogled in možnost urejanja dogodkov zaposlenih v dodeljenem oddelku
Svojo odsotnost morajo sami zahtevati in ne morejo urejati svojih podatkov
3. Zaposleni
Dogodke morajo registrirati v realnem času
Za odsotnost in naknadno dodan dogodek morajo oddati zahtevke
Vidijo lahko samo svoje podatke in jih ne morejo urejati
Če nastavitve posameznih avtorizacijskih rol ne ustrezajo vašim procesom lahko vsako posebaj prilagodite s klikom na rolo in izbiro nastavitev. Lahko pa ustvarite popolnoma novo vlogo in izberete vsako nastavitev posebaj.
Ustvarjanje novih shem
Obstoječe sheme je torej mogoče spremenjati ali pa jih lahko kopirate in na podlagi teh ustvarite nove vloge. Kopiranje vloge bi vam moralo prihraniti veliko časa, saj lahko naredite le majhne spremembe glede na obstoječo, namesto da vse nastavite iz nič.
Vaš račun je začel pridobivati podobo, nadaljujte s konfiguracijo v naslednjem koraku Ureditev pravil delovnega časa v All Hours >>