Da bo vaš All Hours zaživel dodajte vaše zaposlene in sodelavce v sistem. Če želite dodati enega ali manjše število uporabnikov je posamezno dodajanje bolj smiselno kot masovni uvoz. Če pa imate večje število uporabnikov je masovni uvoz preko čarovnika za uvoz ali uvozne datoteke CSV prava odločitev, saj vam bo prihranil veliko časa.
Čarovnik za uvoz
Pojdite na zavihek Uporabniki in v desnem zgornjem kotu kliknite puščico na gumbu +Dodaj uporabnika in izberite Čarovnik za uvoz. Za uvoz zaposlenih s čarovnikom potrebujete le elektronske naslove zaposlenih, ki jih želite dodati v All Hours. Vpišete jih v okvir in greste naprej, kjer pregledate podatke o zaposlenih in nastavitve. Ko ste zadovoljni s tabelo lahko pošljete vabila novo dodanih zaposlenim.
Uvoz (CSV)
1. Začetek
Pojdite na zavihek Uporabniki in v desnem zgornjem kotu kliknite puščico na gumbu +Dodaj uporabnika in izberite Uvozi (CSV).
2. Prenos datoteke
Predlogo prenesite s klikom na ''tukaj''. Datoteko pravilno izpolnite in jo lahko uvozite v All Hours. S tem dejanjem se boste izognili številnim ročnim klikom.
Ne pozabite upoštevati zahteve uvozne CSV datoteke:
Kodiranje mora biti nastavljeno na UTF-8.
CSV datoteka vsebuje osem stolpcev (elektronski naslov, ime, priimek, identifikatorji, št., tekoči saldo (+/- hh:mm), preostali dnevi dopusta in saldo lanskoletnega dopusta). Vsi stolpci morajo obevzeno ostati v dartoteki, da bo izvoz pravilno uvožen. Če želite preskočiti stolpec- oz. nimate podatke o npr. tekočem saldu, stoplpec oustite prazen.
Stolpca (ime in priimek) sta vedno obvezna.
Po vzoru primera John Smith dodajte podatke vaših uporabnikov
💡 Excel nasvet: za bolj pregledno tabelo lahko podatke razvrstite v stolpce, namesto da jih ločite z vejico. Pojdite na Data → Text to Columns → Delimited → Comma → Finish. Če to storite, pri uvozu datoteke v All Hours obvezno označite ločilo: podpičje (;).
* Ime in priimek morata biti izpolnjena, če trenutno nimate drugih podatkov jih lahko uvozite ali dodate kasneje.
3. Uvoz datoteke:
1. Izberite ločilo glede na format tabele (vrstice - vejica; stolpci - podpičje).
2. Nastavite datum začetka obračuna delovnega časa in dogodkov.
3. Odprite datoteko, ki ste jo dopolnili v prejšnjem koraku.
4. Označite polje Ustvari uporabniški račun in Želite poslati e-poštna vabila, če še niste pripravljeni povabiti zaposlenih, jih lahko pošljete tudi kasneje.
5. Izberite Avtorizacijsko shemo v meniju, ki se prikaže, ko kliknete na prazno polje.
6. Oglejte si predogled in če ste zadovoljni, dokončajte postopek tako, da izberete gumb Uvozi.
Med postopkom uvažanja aplikacija pregleda strukturo uvoženih podatkov. Če nekatere zahteve za uvoz niso pravilno izpolnjene uporabnika ne bo uvozilo. Razlog bo prikazan v stolpcu Uvozno sporočilo.
4. Vabila
Po nekaj sekundah bodo uspešno uvoženi uporabniki prejeli e-poštno sporočilo z navodili za nastavitev gesla (če je bila obkljukana možnost pošiljanja e-poštnih vabil v tem koraku).
