Prva stvar koju biste trebali učiniti kada počnete koristiti All Hours je dodavanje korisnika na svoj račun kako bi on zaživio. Možete ih dodati na različite načine. Po prvi put možete koristiti čarobnjaka ili skupni uvoz kako biste uštedjeli vrijeme i izbjegli klikanje. Kasnije, budući da radna snaga stalno fluktuira, možete ih dodavati jednog po jednog.
Idite na karticu Korisnici i kliknite na strelicu na gumbu +Dodaj korisnike u desnom gornjem kutu. Odaberite način na želite dodati svoje suradnike i zaposlenike iz padajućeg izbornika.
1. Dodajte nove korisnike jednog po jednog
Za dodavanje korisnika jednog po jednog prvo odaberite karticu Korisnici i kliknite na gumb +Dodaj korisnika u gornjem desnom kutu.
Dodavanje imena i prezimena je obavezno dok ostale podatke možete naknadno dodati po potrebi:
Prijave
Ime i prezime su obavezni ako želite dodati novog korisnika.
E-adresa je obavezna ako želite koristiti web ili mobilnu prijavu. Korisničko ime mora biti važeća adresa e-pošte i mora biti jedinstveno u cijeloj aplikaciji.
Dopustite korisnicima da se prijave ako im dopustite mobilnu/web prijavu. Korisnici bez mogućnosti prijave koristit će samo vremenske terminale.
Označavanjem okvira "Pošalji e-poštu s pozivnicom?", pozivnica za postavljanje lozinke bit će poslana na adresu e-pošte novododanog korisnika kada se korisnik spremi. Ako ne želite poslati pozivnice u ovom koraku, možete to učiniti kasnije. Slanje pozivnice >>
Također potrebno je dodati shemu autorizacije, npr. Zaposlenik, koji definira koja prava pristupa i uređivanja imaju na All Hours računu.
Više o autorizacijskim ulogama >>
Korisnici se tada mogu prijaviti putem stranice za prijavu: https://login.allhours.com/Account/Login
Opće
Ovdje možete izabrati Oznake koje definiraju odobrenja korisnika ili ih grupirati u određene skupine.
U odjeljku osnovni podaci možete dodavati osobne podatke korisnika.
U odjeljku dodatna polja možete unijeti jedinstveni korisnički ID i druge dodatne prilagođene informacije.
Podaci za obračun
Dodijelite korisnika odjelu i odaberite plan rada.
Moguće je izmijeniti kalendar za pojedinu državu i prilagoditi datum početka obračuna.
Identifikacijski broj (kartica, čip) može se dodati ispod ako će korisnik prijavljivati na vremenskom terminalu.
Zahtjevi i pristup podacima
Ako korisnik ima ulogu administratora ili ima druge administrativne ovlasti, te ovlasti možete ograničiti na određene odjele tako da ih odaberete u okviru za pregled i upravljanje podacima za odjele. U donjem odjeljku za upravljanje zahtjevima odaberite gore odabrane odjele. Korisnik će imati pristup odabranim odjelima i mogućnost odobravanja unutar tih odjela. Dodatno, možete ograničiti njegova/njezina prava unutar odjela pomoću oznaka dodijeljenih određenim korisnicima.
Bez ograničenja, administrator će moći pristupiti svim korisnicima i primati prijave od svih korisnika u tvrtki.
Također možete urediti ograničenja samo s oznakama, što znači da će administratori moći vidjeti sve zaposlenike i primati zahtjeve za odobrenje od korisnika s dodijeljenom oznakom.
Nakon što ste unijeli sve podatke, kliknite na Spremi i novododani korisnik pojavit će se na popisu korisnika.
2. Skupno dodavanje korisnika
Za skupni uvoz korisnika idite na karticu Korisnici i u desnom gornjem kutu kliknite na strelicu na gumbu +Dodaj korisnika i odaberite odgovarajuću opciju.
1. Čarobnjak za uvoz
2. Uvoz (CSV)
3. Ažuriraj salda korisnika
1. Čarobnjak za uvoz
Idite na karticu Korisnici i kliknite strelicu na gumbu +Dodaj korisnika u gornjem desnom kutu i odaberite Čarobnjak za uvoz. Za uvoz zaposlenika pomoću čarobnjaka potrebne su vam samo adrese e-pošte zaposlenika (s imenom i prezimenom) koje želite dodati u All Hours. Unesite ih u okvir i nastavite s pregledom pojedinosti i postavki zaposlenika. Nakon što ste zadovoljni podacima, možete poslati pozivnice novododanim zaposlenicima kako bi mogli početi raditi.
2. Uvoz (CSV)
a. Start
Idite na karticu Korisnici i kliknite strelicu na gumbu +Dodaj korisnika u gornjem desnom kutu i odaberite Uvoz (CSV).
b. Preuzmi datoteku
Preuzmite datoteku predloška klikom ''ovdje''. Ispravno ispunite datoteku i možete je uvesti u All Hours (imajte na umu zahtjeve za uvoz CSV datoteka). Ovom radnjom ćete izbjeći puno ručnog klikanja.
Import employees
Izbrišite primjer podataka (John Smith) iz predloška i dodajte podatke svojih novih korisnika.
💡 Savjet za Excel: Za pregledniju tablicu podatke možete razvrstati u stupce umjesto da ih razgraničite zarezom. Idite na Podaci → Tekst u stupce → Razgraničeno → Zarez → Završi. Ako to učinite, provjerite jeste li označili razdjelnik: točka sa zarezom (;) prilikom uvoza datoteke u All Hours.
Ne zaboravite slijediti zahtjeve uvozne CSV datoteke:
Kodiranje mora biti postavljeno na UTF-8.
CSV datoteka uključuje osam stupaca (E-pošta, Ime, Prezime, Identifikator, Prilagođeni ID, Tekuće stanje (+/- hh:mm), Stanje odmora i Dani prošlogodišnjeg odmora).
Stupci (Ime i Prezime) su obavezni.
c. Uvoz datoteka
Odaberite razdjelnik prema formatu tablice (retci - zarez; stupci - točka-zarez).
Postavite datum početka izračuna.
Odaberite datoteku koju ste ispunili u prethodnom koraku za učitavanje.
Označite okvir Stvori korisnički račun... i Pošalji e-poštu s pozivnicom ako je želite poslati sada ili kasnije. Novododani korisnici primit će pozivnice za All Hours e- poštom.
Odaberite odgovarajuću autorizacijsku ulogu iz izbornika koji se pojavljuje kada kliknete na prazno polje.
Pogledajte pregled i ako ste zadovoljni dovršite postupak odabirom gumba Uvoz.
Import employees
Nakon nekoliko sekundi, uspješno uvezeni korisnici primit će e-poruku s uputama kako postaviti lozinku (ako je u ovom koraku označena opcija za slanje pozivnica e-poštom).
3. Ažuriraj salda korisnika
Ako želite ažurirati saldo sati, stanje godišnjeg odmora i staro stanje godišnjeg odmora, možete koristiti ovaj uvoz za ažuriranje ovih vrijednosti umjesto klikanja jednu po jednu.
Odite na odjeljak Korisnici i kliknite strelicu pored gumba +Dodaj korisnika u gornjem desnom kutu te odaberite Ažuriraj stanja korisnika.
Da biste zadržali trenutne vrijednosti, jednostavno ostavite željena polja prazna i ona će biti preskočena tijekom ažuriranja. Stanja će se ažurirati na odabrani datum.