Dobrodošli v spletni aplikaciji All Hours.
Spodnja navodila vas vodijo skozi osnovne funkcionalnosti, od pridružitve računu podjetja do registracije delovnega časa, oddaje odsotnosti in pregleda evidence ur.
Opomba: Nabor funkcij, vrst dogodkov in odsotnosti določi administrator v vašem podjetju. Če kakšne možnosti iz teh navodil ne vidite, je vaš račun najverjetneje nima omogočene ali zanjo nimate pravic.
1. Pridružitev računu vašega podjetja
Za prvi vpis v All Hours vas mora administrator dodati v račun podjetja in vam poslati e-poštno sporočilo s povezavo za nastavitev gesla.
Odprite prejeto e-poštno sporočilo in kliknite povezavo za nastavitev gesla.
Nastavite poljubno geslo, ki ustreza varnostnim zahtevam, prikazanim na zaslonu.
Prijavite se na login.spica.com uporabniško ime je vaš e-poštni naslov.
Pomembno: Ne registrirajte se sami, brez vabila administratorja. S tem ustvarite nov, prazen račun, ki ni povezan z vašim podjetjem, in v njem ne boste videli svojih podatkov.
2. Pozabljeno ali sprememba gesla
Na vpisni strani izberite Pozabljeno geslo (Forgot password?).
Vpišite svoj e-poštni naslov in izberite Pošlji navodila.
V prejetem sporočilu izberite Spremeni geslo in vnesite novo geslo.
Novo geslo velja za vse nadaljnje prijave, tako v spletni kot v mobilni aplikaciji All Hours.
3. Pregled aplikacije
Po prijavi so vam na voljo naslednji glavni razdelki:
Domov gumbi za registracijo, naknadni vnos registracij in odsotnosti ter stanje neizrabljenega dopusta.
Časovnice evidenca po posameznih dnevih, dnevni in tekoči saldo ter mesečni pregled.
Koledarji celoletni pregled dogodkov in odsotnosti.
Vloge seznam oddanih vlog za odsotnosti ali registracij
Registracija delovnega časa
Ob vstopu v aplikacijo se odpre pogled Domov z gumbi za registracijo.
S klikom na katerega koli od gumbov se dogodek takoj zabeleži z realnim časom in sicer po uri, ki je prikazana v zgornjem desnem kotu nad gumbi. Takšnemu vnosu pravimo spletna registracija.
Pomembno: Delovni dan je treba začeti z izbiro gumba in ga tudi zaključiti z izbiro gumba. Nezaključen dan se v evidenci ne obračuna pravilno.
Pozabljena registracija
Registracije lahko vnesete tudi naknadno, s poljubnim datumom in časom.
Na začetni strani kliknite Dodaj registracijo.
V oknu izberite vrsto dogodka, ki ga želite vnesti.
Dogodek bo "Na čakanju" dokler ga nadrejeni ne odobri.
Vnos registracije na poljuben dan je možen v Časovnicah ali na pogledu Domov, če najprej izberete datum in nato kliknete na +Dodaj registracijo.
Vnos odsotnosti
Enako velja za gumb Dodaj odsotnost, z njim oddate bolniško odsotnost, letni dopust, službeno pot, porodniški dopust in druge vrste odsotnosti.
Na začetni strani kliknite Dodaj odsotnost.
Izberite vrsto odsotnosti.
Izberite datum oziroma časovno obdobje odsotnosti.
Veljavno na Dnevi s planiranimi urami bo vneslo odsotnost na delovne dni (ponavadi ponedeljek-petek). V kolikor izberete Vsi dnevi bo odsotnost vnesena tudi na soboto in nedeljo.
4. Časovnice
S klikom na Časovnice pregledate evidenco posameznih dni ter ročno dodate pozabljene ali vnaprej načrtovane dogodke (na primer načrtovan dopust).
Moj dan
Dnevni saldo plus ali minus ure na izbrani dan glede na predvidene ure.
Tekoči saldo seštevek viškov ali primanjkljajev ur za daljše obdobje.
Pri vsakem dogodku je razviden tudi izvor registracije (splet, mobilna aplikacija, terminal).
Moj čas
Mesečni pregled z načrtovanimi urami po delovnem načrtu.
Plačana prisotnost (prihodi in odhodi).
Plačane odsotnosti (dopust, bolniška …).
5. Koledarji
Razdelek Koledarji ponuja celoletni pregled vnesenih dogodkov.
Z izbiro Prevladujoče kategorije v zgornjem levem kotu prikaz filtrirate po posameznih vrstah dogodkov, tako na primer hitro preverite vse dneve ko vam manjka prihod/odhod.
6. Vloge
Preverite katere vloge za vnos dogodkov ste vnesli in kakšno je njihovo stanje.
7. Pogosta vprašanja
Zakaj mojega vnosa ni v evidenci? Ročni vnosi čakajo na potrditev administratorja ali nadrejenega; do takrat imajo status „na čakanju“.
Kaj pomeni saldo? Dnevni saldo je razlika med opravljenimi in predvidenimi urami za ta dan, tekoči saldo pa seštevek te razlike za daljše obdobje.
Kje vidim, kje sem se registriral? V časovnici je pri vsakem dogodku naveden izvor: spletna registracija, mobilna aplikacija ali registracijski terminal.
Ali lahko dopust oddam vnaprej? Da, načrtovane odsotnosti in dogodke vnesete vnaprej prek gumba Dodaj odsotnost ali neposredno v časovnici.
Ali se lahko registriram brez vabila administratorja? Ne. Brez vabila ustvarite ločen račun, ki ni povezan z vašim podjetjem.