Preskoči na glavno vsebino

Modul eBOL

Dodatni modul za samodejni prenos elektronskih bolniških listov iz portala SPOT v All Hours: namestitev, nastavitve in uporaba.

Avtor: Gregor Bercic

Modul eBOL samodejno prenaša elektronske bolniške liste iz portala SPOT v aplikacijo All Hours. Bolniške odsotnosti se vnesejo pri pravem zaposlenem, podatki pa so razvrščeni po vrstah in trajanju, tako da so pripravljeni za obračun plač.

Pomembno: eBOL je dodatni, plačljivi modul. Da je na voljo v aplikaciji All Hours, ga morate dokupiti. Za ponudbo in aktivacijo modula nam pišite na [email protected].

Potek podatkov: portal SPOT (bolniški list) → modul eBOL (bolniška odsotnost) → All Hours (podatki za obračun plač) → vaš plačilni sistem (npr. Pantheon, SAP, Minimax, e-Računi).

Kaj omogoča modul eBOL

  • Prenos bolniških listov iz portala SPOT – ročno ali samodejno.

  • Samodejni vnos bolniških odsotnosti v All Hours pri pravem zaposlenem (povezava prek ZZZS številke).

  • Razvrstitev bolniških odsotnosti po vrstah in trajanju, na primer bolezen do 30 dni, poškodba pri delu ali spremstvo.

  • Prenos podatkov na izvoz plačilne liste za plačilne sisteme, kot so Pantheon, SAP, Minimax ali e-Računi.

  • Pregled bolniških odsotnosti, za katere v portalu SPOT še ni bolniškega lista.

Načina prenosa

  • Ročni prenos – administrator ali vodja ob koncu meseca prenese bolniške liste iz portala SPOT in jih uvozi v modul eBOL z gumbom Uvozi. Ne zahteva dodatnih nastavitev, vendar terja več ročnega dela.

  • Samodejni prenos (priporočeno) – orodje za sinhronizacijo na strežniku v vaši organizaciji redno prenaša bolniške liste iz portala SPOT. Zahteva enkratno namestitev, ki je opisana v nadaljevanju.

Opozorilo: Digitalnega potrdila (certifikata) podjetja ni dovoljeno deliti z drugimi. Zato orodje za sinhronizacijo namestite na strežnik (priporočeno) ali računalnik v vaši organizaciji.

Pred začetkom

Za samodejni prenos potrebujete:

  • kupljen in aktiviran modul eBOL,

  • digitalno potrdilo podjetja za dostop do portala SPOT,

  • strežnik ali računalnik z operacijskim sistemom Windows, ki je stalno vklopljen (v primeru samodejnega prenosa),

  • administratorske pravice v aplikaciji All Hours,

  • vpisane ZZZS številke zaposlenih.

1. Prijava vmesnika v portalu SPOT

V portalu SPOT izberite poslovni subjekt in v meniju odprite Pooblastila › Vmesniki. Kliknite Dodaj prijavo in prijavite vmesnik eBOL ponudnika Špica International d.o.o. Prijava je vezana na certifikat podjetja, zato uporabite isti certifikat, kot ga boste namestili v naslednjem koraku.

Oddana prijava je prikazana v seznamu Pregled prijav za vmesnike.

2. Namestitev certifikata

Certifikat namestite na strežnik, na katerem bo delovalo orodje za sinhronizacijo.

  1. Datoteko z digitalnim potrdilom podjetja (.pfx ali .p12) zaženite z dvoklikom. V čarovniku Certificate Import Wizard izberite Local Machine.

  2. Izberite datoteko s certifikatom in vnesite njegovo geslo.

  3. Izberite Place all certificates in the following store in mapo Trusted Root Certification Authorities.

  4. Preverite povzetek in kliknite Finish.

Vrednost thumbprint

V upravitelju certifikatov odprite mapo Trusted Root Certification Authorities › Certificates in dvokliknite nameščeni certifikat. Na zavihku Details izberite polje Thumbprint in kopirajte njegovo vrednost. Potrebovali jo boste v naslednjem koraku.

3. Nastavitve pridobivanja dokumentov

V modulu eBOL odprite Nastavitve › Pridobivanje dokumentov in izpolnite:

  • Interval sinhronizacije dokumentov – na koliko ur orodje osveži podatke iz portala SPOT (na primer 4),

  • Matična številka vašega podjetja,

  • Certifikat za pridobivanje podatkov – vrednost thumbprint iz prejšnjega koraka.

Nastavitve potrdite z gumbom Shrani.

4. API ključ

Orodje za sinhronizacijo se z aplikacijo All Hours poveže prek API ključa.

  1. V aplikaciji All Hours odprite Nastavitve › Napredno in razširite razdelek API.

  2. Kliknite Ustvari nov API ključ.

  3. Vnesite ime (na primer eBOL), izberite avtorizacijsko shemo Administrator in kliknite Ustvari.

  4. Prikazani vrednosti Client ID in Client Secret shranite na varno mesto, na primer v upravitelja gesel. Po zaprtju okna ju ne boste mogli več prikazati.

5. Namestitev orodja za sinhronizacijo

Povezavi za prenos namestitvene in konfiguracijske datoteke najdete v modulu eBOL v Nastavitve › Pridobivanje dokumentov, v razdelku Navodila za namestitev.

  1. Na strežnik s certifikatom namestite orodje Spica eBOL Synchronization Service.

  2. Prenesite konfiguracijsko datoteko appsettings.json in jo kopirajte v mapo orodja.

  3. Datoteko odprite v urejevalniku besedila, v polji ClientId in ClientSecret vpišite vrednosti API ključa in datoteko shranite.

  4. Orodje ponovno zaženite: odprite program Services, poiščite Spica eBOL Synchronization Service in izberite Restart.

Namestitev je s tem končana. Orodje prenaša bolniške liste samodejno, v intervalu, ki ste ga nastavili v 3. koraku.

6. ZZZS številke zaposlenih

Modul eBOL poveže bolniški list z zaposlenim prek ZZZS številke, zato mora imeti vsak zaposleni v profilu vpisano svojo ZZZS številko (opcijsko ime, priimek in rojstni datum).

  1. V aplikaciji All Hours odprite profil uporabnika in zavihek Splošno.

  2. V razdelku Polja po meri vpišite ZZZS številko v izbrano polje, na primer Polje po meri 1. Za vse zaposlene uporabite isto polje.

Nato v modulu eBOL odprite Nastavitve › Konfiguracija:

  1. V seznamu Polje s številko ZZZS izberite polje po meri, v katerega ste vpisali ZZZS številke.

  2. Preverite, s katerimi odsotnostmi v All Hours so povezane posamezne vrste odsotnosti iz portala SPOT.

  3. Kliknite Shrani.

Opomba: Izbrane odsotnosti v All Hours morajo imeti omogočeno delno odsotnost. Spremembe povezav veljajo le za dokumente, ki bodo obdelani po spremembi.

Uporaba modula

Dokumenti

Vsi bolniški listi, uvoženi ročno ali samodejno, so zbrani v pogledu Dokumenti.

Vsak dokument ima enega od statusov:

  • Neobdelan dokument – dokument je prenesen v eBOL, odsotnost še ni vnesena v All Hours.

  • Neznan uporabnik – uporabnika z ZZZS številko iz dokumenta ni mogoče najti. Preverite ZZZS številko v profilu uporabnika in dokument ponovno obdelajte.

  • Uspešno obdelano – odsotnost je vnesena v All Hours.

Pri vsakem dokumentu lahko prikažete podrobnosti, izbrišete vnos iz All Hours ali dokument ponovno obdelate.

Podatki za obračun plač

V modulu eBOL odprite Nastavitve › Obračun plač in izberite števce, ki jih potrebujete na izvozu plačilne liste.

Izbrani števci so v nastavitvah plačilne liste v All Hours na voljo v skupini Podatki iz zunanjih virov. Na izvoz jih dodate z Dodaj novo vrstico. V poročilih niso prikazani.

Pomembno: Števcev, ki so že vključeni, naknadno ne izključujte. Za obnovitev podatkov v All Hours bi morali ponovno obdelati vse dokumente v modulu eBOL.

Analiza odsotnosti

V pogledu Analiziraj odsotnosti so prikazane bolniške odsotnosti, vnesene v All Hours, za katere v portalu SPOT še ni bolniškega lista.

  1. Označite odsotnosti.

  2. Kliknite Pošlji. Zaposleni prejmejo obvestilo po e-pošti in poskrbijo za ureditev bolniškega lista.

  3. Ko je bolniški list na voljo v portalu SPOT, se samodejno prenese v modul eBOL.

Pogosta vprašanja

Dokument ima status Neznan uporabnik. Kaj naj storim?

Zaposleni nima vpisane ZZZS številke ali je ta napačna. Vpišite pravilno številko v profil uporabnika in dokument ponovno obdelajte.

Bolniški listi se ne prenašajo samodejno. Kaj naj preverim?

Preverite, ali je storitev Spica eBOL Synchronization Service zagnana, ali je certifikat veljaven in ali se vrednost thumbprint ujema z vrednostjo v modulu eBOL. Preverite tudi prijavo vmesnika v portalu SPOT ter vrednosti ClientId in ClientSecret v datoteki appsettings.json.

Ali lahko orodje za sinhronizacijo namestim na osebni računalnik?

Lahko, vendar priporočamo strežnik. Računalnik mora biti stalno vklopljen in mora biti v vaši organizaciji.

Potrebujete pomoč?

Za nakup modula eBOL ali pomoč pri namestitvi nam pišite na [email protected]

Ste s tem dobili odgovor na svoje vprašanje?